01.观点与问题的提出
在很多学术派的观点里,一直在探讨如何找到一条强化风控、内控与合规管理一体化的实现方法:有谈三位一体的,有谈与某项关联职能协同的。
观点,都可以有,但企业是一个价值创造实施体,重在实践,如果引导方向错了,即使讲的再有道理,即使做出各类美丽、整洁的文本产出,即使有着丰满的各种标注,恐怕最终也会成为“代表完成任务”的柜中之物,不具有执行性,自然也不存在持续的可能。
流程的本质是业务,企业员工的工作就是在做业务,不同业务域岗位人员的职责不同,他们作为角色参与到相关流程。让承担风控、内控责任,以及合规管理要求的员工,自觉地去落实风控、内控与合规管理的要求,这些保证类业务就必须纳入到流程,或纳入到流程作业说明书中,这是一个“分散化”的过程。所以,风控、内控、合规只能让流程去承载。这是一种可行的观点和做法,不会发生方向性的错误,但企业很难做到,为什么?
从流程管理角度,流程本身就有控制的作用,内控本身也是流程中的活动,流程成立的前提是合法合规,只要员工按照流程作业说明书执行了流程,意味着合规要求的落实,意味着内部控制执行的有效,如果各流程角色,能够在规定的时间内实现产出,意味着风控有效。内控、风控与合规管理因“防风险”而生,用流程承载三者,就是“用确定性去管理不确定性”。
现实中,不少企业的流程并没有达到系统的程度,即使开展了一些流程梳理,暂不论流程是否符合可执行标准,其结果呈现的也是离散的。可能在很多专家眼里,并不认同我的这一观点,或者把局部的作业流程(也就是常规讲的审批流,但这种说法是不准确的)视同为“广义的流程”,或者用18项指引以驳斥,我都无以辩驳,但这种结果一定是“残缺”的。
那有没有一种方法能够解决这一矛盾呢?对于流程成熟度不高的企业,必须找到一个折衷,借助制度、流程的系统性、重点作业级流程实现互补,提高其有效性。
本文以很多人认为“太虚”的战略管理为例,分享将内控、风控与合规管理与其实现集成的做法,看看战略管理是否还是不少人认为的“虚”?
02.方法概要与战略管理的风险分析
(1)方法概要
对大型的以制度为主要规则方式的企业,制度在管理范围内是相对完整的,但不能构成企业级端到端的E2E流程。制度,往往是以部门职责为导向进行的设计,如果不做系统性规划,呈现的制度要么“一刀切”,要么散而乱,这就是企业中的制度为什么“多、杂、低效”的原因。
这里的假设是:用制度架构做好制度规划并完成制度建设,包括3点:一是全面的,取决于与企业关联的外部规则搜集的全面和管理的重视度;二是系统的,能够从目的、范围、职能、职责、权限、治理程序、主要工作的作业、合规要求与奖惩措施等方面形成系统性的分类和层级结构;三是有效可遵从的。这是基础,然后才能谈流程。如果制度不完善,就可以通过流程梳理去反馈制度管理,所以,企业中的内控建设、合规管理建设,又是一个审视“管理规范性”的反思过程、弥补过程,但一定要站在管理的维度去看待。
其次,以内控为牵引的流程梳理,需要构建体现系统的“端到端”主干流程以反映整体性,提高各部门对业务整体的认识度,明确最高阶的控制节点,防范重大风险;其次借助主干流程中对“高级管理者”负责的一级作业流程,转化为“内控建设”需要重点梳理的流程片段,将内控活动标准化、规范化。
企业中的制度,承载着外部合规要求的使命,正如国资委下发一项制度之后,在企业完成思考、做好准备后,启动内建制度一样,自然会考虑、落实国资委要求的方法与控制标准,这是一个从结果转化、分解为过程管理的具体的自然过程。那么未启动“内建”之前,企业必然以国资委制度作为“监管、监督”的依据,这是“事实”而不是理论。所以,企业必须改变一个“外规”、“内规”的物理划分惯性,将合规管理统一到“企业执行的规则”上来。遵从或执行的规则,无论外规还是内规,都属于纳入企业管理范围的规则,这是合规管理与制度管理的“交界面”。
(2)战略管理概要与风险分析
认为战略管理“太虚”的观点,本质是没有理解战略管理的实质。战略管理是一项职能,但具体业务的内容结构包括战略规划、战略规划执行两项大的结构。企业的运营,本身就是战略规划实施的过程。
战略规划管理的过程包括战略的制定、战略解码、战略展开、战略执行、绩效评价、差距分析的过程。其中,渗透着风险管理的必然性。如果不能建立“整体”的概念,战略管理、风险管理、内控、合规都无从谈起。
从战略管理角度,划分为不同阶段,从部门落实职责角度,就存在“不放心的问题”,这就是管理风险类型,需要通过战略管理制度落实到不同的阶段和内容中。与显性风险管理不同的是,在制度制定过程中,对风险的思考是一个“潜在”、“隐性”的过程,反映在制度中,就是基于战略管理部门履行职责设计的“治理机制”。正是隐含着这一潜在过程,制度、流程本身具有预防风险的功能。
首先,从制度作为企业规则主要方式的角度分析,制度中并非单纯管人,包括了文字描述的流程及内部控制,其中的程序、权限、责任设置,即合规管理的重点。由此,合规管理与领导者、管理者之间,具备建立合规责任关联的条件。
其次,治理机制中包括了很多的控制功能,譬如:战略规划框架发布,对下一级战略规划制定权单位的细化指导,下级单位规划上报的条件设置与控制标准等内容,都具备控制功能。但内部控制建设不可能把所有的控制功能展现出来,需要结合风险找到重点,而风险来源于战略规划部门的担心与假设,所以,内控的责任角色是战略规划管理部门,取决于“基于风险的管理要求或诉求”。
规划管理部门的管理要求,很难在制度中达到细化的程度,很可能反映为对管理对象的“审议、审批”要求。对下级单位来讲,执行的审议、审批,面向的是规划的“全面”,是控制功能,但不是内控建设重点,而是流程不可取消的活动。把规划部门的管理要求细化,细化的具体内容即“规范的内控标准”。所以,内控的可标准化度,往往取决于“管理意图”与“管理精细度”。从战略规划整体来讲,最大的风险是战略实施中的投资项目,是否符合战略的主价值领域,是一个重点控制项,而不是规划的审批。
认为战略规划管理“太虚”,本质是把战略规划孤立化了,缺乏“全局观、系统观”。企业为了提高管理的有效性和专业化度,往往会从流程阶段角度,划分为不同的职能组织。所以,企业的组织管理与流程管理是一个彼此并列、印证的过程。比如:组织的绩效评价一般由战略规划部门承担,而员工的绩效考核,往往由人力资源部门承担,所以,流程管理才讲“协同”,重点体现在部门间,分工本以“合”为始。
在企业中,战略规划管理经常出现一个“错律”问题,譬如,企业年度预算是10月份启动,而年度经营计划往往在“年底”或下一个年度的首月发布。由于计划的滞后性,导致企业预算很难与任务项实现“精准匹配”。存在这种现象的企业,如果强调效能,就意味一项“风险”,对企业来讲,风险与目标追求是相对的。
主要原因是:由于“三年滚动规划制定流程”的时间触发机制造成的,错误地把计划与规划割裂为“两件事儿”。其面临两个风险:一是规划成为“文稿”,计划与规划脱节,导致战略执行大打折扣;二是不能形成管理秩序。所以,流程的梳理必须有“触发条件”设置。
那么如何化解这个风险呢?企业运营,在每个年度的“年中”,一般都会有经营分析会,本质是在掌控年度计划执行情况、差距与问题、预算执行与绩效达成的匹配度、后期计划如何执行、下年度预期等情况,既然有了分析,基本就具备“启动下一年度滚动规划”的条件。所以,企业不能把战略规划作为“静态”,战略规划是一个动态的过程。三年滚动规划的起草与完善,完全可以在7、8月份开始,是一个时间触发流程。
这就是我一直提倡的:全面风险管理是一个概念而不是工作,其中包括了内控、合规与风险管理的原因。显性的风险管理,离不开隐性的以预防风险为导向的“第一道风险预防能力的建设过程”,是显性风险管理的基础,也是构建内控的开始。
无论是五年规划、三年滚动规划,还是年度经营计划,都是对未来的筹划,与风险管理的机理具有不同维度的一致性,二者的结合,可以提高规划、计划的合理性、执行性。所以,战略规划、三年滚动规划、年度经营计划,都需要包括“不确定事项预测的结果与发生后的措施预案”,这就是第二道风险管理的显性表现,在企业现实中,往往表现为“重点关注事项”、“不确定事项”等。当然,也可以延伸至计划执行过程中的风险监控,统称为运营风险,合规风险也是其中的构成。
03.结语:风控、内控、合规管理的再认识
实践,并不过于追求理论上的至臻至美,重在对员工达成绩效过程中的指导与实践应用。何况,管理本身并非一项精确的技术,追求的是结果与预期的符合性。所以,在同行业、同业务的不同企业,很多管理的方式与方法是有差异的。
如果员工在履行职责期间,既不发生不合规问题,也能按照规范化的内控标准履行控制作用,能够在规定的“时空”内达成绩效,如果员工的行为,都能够与风控、内控与合规管理的设计相符合,就不能否认内控、合规管理与风险管理的作用与贡献?
衡量一个员工的绩效,首先是对上一级目标要求的贡献,而不是员工做了多少工作,低效率或能力不足的人,可能每天加班也难以取得效果。同样,作为具有保证功能的风险管理、内部控制与合规管理,不要理想化地认为可以“通过评估预测未来”,关键在于以下三点:
(1)显性的风险管理,解决的是现实中最担心会发生的问题,也包括偶发的不希望看到的事件。包括3项工作:一是每个部门都应该拥有一份“不希望出现的问题清单”,即该部门履职的风险清单。二是风险管理部门要进行具体的设计,把企业运营中偶然发现、感知的风险事项进行信息传递的表单,明确风险报告单的运作机制。三是对每个主管部门来讲,对确定的系统性的共有风险,必须明确风险要素项,让执行者“聚焦化进行风险评估”,即专题风险评估,而不能仅仅是风险管理要求;其次,在计划阶段、重大工作阶段节点,可以根据风险关切,建立风险评估机制,是必须执行项,将风险管理转变为流程中的一个控制节点。
(2)对内部控制来讲,必须结合企业的制度,关注企业的规模与发展期,小型企业、成长期企业绝不能参照大企业的做法,会作茧自缚。需要做好三件事儿:一是建内控但重点不能孤立地放在内控上,重点在于流程,流程不是示意图,也不是原理或逻辑图,而是业务,不能反映业务的流程,内控失去了存在的意义。二是在流程梳理完成后,对内控本身的建设,制度中设置的内控点,无论合理与否,都应该反映出来,然后去协调优化;三是对确定的“内控点”,无所谓“风险语言”,重点在于“控制依据的明确,控制内容的标准化”。
比如,以下问题,我是这样回答的,而没有过多使用风险语言,没必要,内控必须针对具体场景,才能具体化,取决于建设者对企业的管理理解和业务掌控程度,任何模糊性“不合理”、“科学论证”、“进行质量检查”等语言,都属于废话。
那么内控建设中,发现制度中的“内控缺失”,或没有制度怎么办?按现实的业务进行流程梳理,把内控做到“最少、明确,换个人都可执行”。只有这样,才能形成与制度的“相向而行”,才能对企业的管理做出贡献。
(3)对合规管理来讲,核心在于“规”。规则取自于外部还是内部?企业的合规管理,一定不能变成对外的法律问题,企业中所有的管理都是对内的,对齐的只能是纳入企业制度管理范围的“执行的内部规则”,体现的是“向上管理”。对企业来讲,内部规则并不完全意味着是“单纯的自建制度或标准”,所以,合规管理与规则管理不能分离。
规则管理解决“全”的问题,合规管理,解决的是“责任”的具体化问题,至于合规审查,那是内部控制范畴,从合规管理维度演化出的“同样内容但不同的说法”而已。