对于兼做内控,本身对内控不熟悉,甚至对本单位的业务也不精通的人员,建议是做统筹和组织工作,调动企业的各部门人员一起来做内控项目。
简化版的内控项目可以分为以下4个阶段:
一、项目规划
绘制本企业的价值链,找出重要流程
每个流程指定流程负责人
二、内控设计的审查
梳理现有流程,做流程描述
根据企业的目标,确定流程的主要控制目标
针对每个控制控制,找出现有的控制保障措施
如现有的控制保障措施不充分,提出整改建议并督促整改
三、内控执行的检查
对重要的控制措施,制定自查程序
内控自查(内控组织者督促和参与)
对于发现的问题,编制整改清单,并之后跟踪整改情况
四、内控项目报告
编写项目报告(或者简单的总结)
内控组织者需要深度参与第一阶段(项目规划),视情况确定后几个阶段的参与程度,关键是调动各业务部门积极参与项目。
项目的输出包括:
企业的价值链
重要的流程清单及流程描述(可以是简单的流程示意图,或者流程实现的职能的描述和重要环节的介绍)
控制目标及控制保障措施(每个流程挑主要的3-5个控制目标)
重要的控制保障措施的自查程序
自查记录及整改清单
整改报告(内控项目报告、总结等等)
项目推进过程中需要注意的事项:
1. 内控项目需抓大放小,先将重要的流程管控起来,而不是规范企业所有的业务;同时,内控项目是持续的项目,每年都要做。
这点在项目启动和宣传时要与企业领导和各级人员沟通清楚,不能夸大项目的作用,纠正他们对项目不切实际的预期。
2. 从流程负责人(业务管理者)的角度思考问题,获得他们的支持。
比如流程负责人要清楚主要控制目标及保障措施,也想知道分管的业务执行情况(当然他不想让大领导知道执行中的错误和不足 )。内控组织者需向他们沟通项目如何开展、有什么预期的成果,并解释发现问题不可怕,后期整改即可,如果不做内控任由问题发展才可怕。让流程负责人觉得内控项目有助于加强管理,并不是来瞎折腾的,愿意支持项目的开展。
3. 项目不要变成整文件,做表面工作,建议所有输出尽量简洁,注重项目的实际执行。
4. 项目不要做成文山会海,占用基层太多的时间和精力。
5. 第一次做内控项目可以简单点,如果第一次就追求完美,可能会工作量非常大,容易遭到抵制。第二年第三年做内控项目时,再慢慢改进增加要求。
这点是我的个人建议。如果碰到完美型领导,可能大领导不乐意;如果业务部门对内控项目不支持,项目不好开展,考虑多种情况,内控人员需灵活应对。
这里所说的简单点,是指重要流程稍微粗点,控制目标少些,第二年做项目时再精细化调整。
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