企业管理实务中,经常出现一种现象,企业内部辛苦建立的规章制度,一到执行环节就会出现各种执行卡壳问题,尤其是涉及跨横多个组织、横跨多个职能的流程与制度时,更是这样。
制度流程在制定的过程中,与领导、各部门负责人也来来回回讨论了多次,会议上大家都表示默认、没意见,但一到实践环节就会出现各种幺蛾子,总不停的需要领导出面组织会议协调。
出现这种现象,有人的因素,人的因素在 企业内部控制推进难点是什么?有作探讨,有兴趣可以点击阅读。
但还存在另外一个关键原因,就是执行操作的人员对内控制度规则理解存在偏差或认识不到位,思想决定行动,制度理解和认知层面出现了问题,当然会导致终端执行者产生困惑。
而涉及流程制度链条上不同执行者,如果对内控制度规则的理解存在不一致,那么不同的执行者按照不同的理解去执行,必然会导致结果的不一致性。
为什么会出现对制度的理解偏差呢?是制度设计本身有问题?毕竟制度发布前也经过跨组织部门讨论过的啊
我认为,不是制度设计本身的问题,而是有关新的或变化调整后的制度的沟通工作做的不到位,制度发布时,缺乏必要的内部沟通、书面说明、以及培训答疑解惑。
比如为什么要制定此制度、主要为了解决什么问题或防范哪些风险等,这些为什么的问题,很多并不一定在制度中会描述的很透彻,而是需要面对面进行交流、培训活动的。
有的企业领导者想当然地认为,这些新出台的内控制度规则,只需要经过简单的口头传达、或者邮件通知,就能得到有效执行了。
其实,一项新的内控制度规则,从制定、讨论、颁布、执行落地、到评价改善,需要在每个环节都要到位。
制度的制定与讨论一般是管理层、管理人员主导居多,并非具体执行人员,因此会存在制度制定者与执行者间的思想隔阂,执行操作人员一开始并不能完全理解内控制度精神或要求,再加上有些制度本身缺乏可操作性,那就更麻烦了。
曾经也想当然的认为,拟好的内控制度只要管理层确定了,就OK了,但殊不知经营管理层与执行层永远有着不可消除的一些认知隔阂。
所以,在其他情况不考虑的情况下,要确保制度得到有效执行的关键,是该项制度涉及的相关所有人对制度规则的理解是一致的,每个人都很清楚制度流程中其他岗位人员的职责要求。
而要实现这种状态,关键是企业制度发布与执行前,要做好制度的宣贯、培训与交流互动。