内部控制涉及流程梳理,包括形成流程清单、绘制流程图、流程操作说明等等,内控很多工作最终也落脚在流程梳理与设计层面。
正因这样,实务中存在一种观点,内部控制等于流程建设,认为搞内部控制简单,搞搞流程而已。
企业老板让各部门各自梳理流程,绘制流程图、设计流程表单等,很快一套企业流程文件就出来了,高效!
老板也很满意!
但流程文件发布运行后,老板及员工并未获得期望的满意感!
流程运行出现很多问题,老板经常救火、协调企业各部门运行。
流程运行过程中,该跑冒滴漏现象仍在跑冒滴漏,很多问题在流程末端或后端出现,比如产品交付环节出现质量及客户投诉问题、项目推进中途出现很多变更问题、合同在履行时发现部分条款难以履行等等。
关键原因之一是把内部控制等同于流程!认为通过梳理流程,将做事的过程捋一遍就可以了!
其实不然,内部控制并不等于流程建设!
流程建设属于内部控制重要组成部分,涉及流程梳理,包括形成流程框架清单、绘制流程图、撰写流程操作说明等。
这些工作有助于明确企业的业务流程,规范各项活动的操作步骤,从而为内部控制有效实施提供基础,也是实现内部控制目标的手段之一。
但内部控制不仅只包括流程建设,内部控制还涵盖更广泛内容。
内部控制是一个全面、系统的管理体系,内部控制以经营合规、资产安全、财务报告及相关信息真实、企业经营效率和效果,以及促进企业实现发展战略为目标。
除了流程建设外,内部控制还包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等要素。
内部环境涉及企业治理结构、机构设置、企业文化、人力资源政策等方面,这些因素对企业的内部控制效果有着重要影响。
风险评估要求企业识别和分析面临的各种风险,确定风险应对策略,在流程梳理与建设过程中,就应把风险评估机制及工具结合起来。
控制活动则是根据风险评估结果所采取的措施,如授权审批、不相容职务分离、财产保护等,同样也要与流程梳理与建设充分结合起来。
信息与沟通确保企业内部信息的顺畅传递和有效沟通,也需要与流程梳理及建设结合起来。
内部监督则是对内部控制的运行情况进行持续监督和评价,及时发现和纠正问题,当然也是保障流程运行有效的保障。
因此,将内部控制等同于流程建设,在内部控制实务推进过程中,会容易导致出现以下问题:
首先,容易导致企业只关注业务流程梳理优化,而忽视了内部控制其他重要方面。
如未重视内部环境建设,未进行风险评估,使得关键风险控制点没有得到有效识别与控制;不重视信息与沟通,影响了内部控制运行效果;内部监督不到位,无法及时发现和纠正内部控制问题,内部控制整体效能难以发挥。
其次,在企业实际运行中,企业面临内外部环境是复杂多变的,各种风险因素相互交织,仅依靠流程建设,很难对风险进行全面、有效识别评价与应对。
如市场环境变化、竞争对手策略调整、政策法规变化等,容易给企业带来新的风险。若企业未建立完善的风险评估和应对机制,仍按照原有既定流程执行操作,很容易会陷入被动局面。
最后,可能导致企业过于注重流程文件的制定和发布,内部控制实质会被忽视。各部门在梳理流程时,可能只是为了完成任务,未真正理解内部控制目的,导致流程文件与实际操作容易脱节。
在流程运行过程中,员工也可能只是机械地按照流程图和操作说明执行操作,缺乏对风险敏感性和主动控制意识。