大型企业中的管理非常复杂,任何职能管理也并非完全独立,或者说,只有由于人的阅历、能力、思维、认知、思考、追求带来的禁锢,根本没有孤立的职能。
企业中,要“做好”一项管理,从没有依靠“单一方法”能够解决的可能。我不喜欢讲正确理念下的废话,告诉你“应该做什么,不应该做什么”,而是分享基于体认的思考与方法,导致文章有些长。
问题是,怎样才算“做好”?有多大的瓶子装多少水,每个人的追求、理解、实践经历、经验不同,看待问题的思维、态度、行动就会不一样。
就好比内控、合规、风险管理一样,有的人认为写出一套应对上级检查的资料、完成上级要求的报告、出两份制度,就算“做好”了。但我认为,只有可持续、可发挥效能、对企业有价值,才算“做好”。
01.谈点职业生涯中的体会与感悟
在我的职业生涯中,曾先后有过在大型企业承担软件开发、人力资源,亲历大型航天工程项目管理、质量管理、经营计划的实践、学习经历。也有承担并负责企业级综合计划、战略、系统变革、能力统筹建设规划、风控、内控、合规、制度与流程等职能管理岗位长达16年的磨炼,跨越了3层级单位至集团层。然后,再步入企业管理咨询行业,去接触、领略各行各业的企业。
正是这种复杂的多维经历、实践,不断地学习与思考,在与很多企业的接触中,他们都能够一眼看出“文章”的不一样,我也自知总有与别人不一样的看法。
为什么会存在不一样的看法呢?很多人看问题,用的是“单维”视角,我用的是结合实践、学习从“整体、多维”视角形成的体认。其实,不管是企业还是咨询行业,都有一种习惯,或者说存在的共性问题。
企业中不少管理者,由于缺少参加“系统化实践行动”的机遇,再加上因“事务缠身”而不再去有目的地学习,导致拥有系统化思维的人“少之又少”,用自己多少年前的那点儿经验积累进行习惯性管理的人比比皆是。
咨询业是什么样子呢?没有企业实践经历的人帮助企业搞管理的满大街都是,依靠的是书本、文件上的理解,或者一套模版的转化,其实就是在写资料。能讲的做不了,敢做的看不到本质,更别谈系统思维,而管理是系统的,又是真正的企业实践,导致咨询界鲜少有能落地的产出。
如果看一下企业中建立的内控、合规手册,到处都充斥着“科学、合理、贯彻”之说,或者把职责、制度中的说法搬过来、倒过去,流程也是横跨部门、纵跨单位层级的做法就明白了。
这种做法,不可能体现出责任,更不可能勾勒出控制活动及作业标准,甚至还会因极大的颗粒度,把企业中已经形成的管控精华,给扔的一干二净。因为,标准因“管理”而产生,而不是来源于面向所有企业的规范、办法。咨询之后,本应是新产生的能力,而不是“乾坤大挪移”。
为什么出现这种情况呢?书本、文件面向的是“大众”,企业的实操,与规模、行业、业务模式、目标、方法、环节、关注要素紧密相关,问题出在由于缺乏实践的体认,不能很快理解“操作层”的目的和方法,找不到具体的措施,只能用“正确的废话”表达。
真正的管理,解决的是怎么布局、做什么、怎么做、做到什么程度、谁负责做、谁负责监管、谁承担管理总责,通过显性的、稳定的方式展现出来。那么,人们总讲的“落地、执行”是什么?
很多人把执行理解成“做”的行动,从管理的维度看,执行是“标准”,用胜任的人、用监管、用机制去保证执行。所以,企业中开展的内控建设,产出的是能够被认同的“流程”、能够实现控制目的的“节点作业标准”。
合规管理又是在做什么呢?不要被“风险”牵住了牛鼻子,很简单,来源于规则,回归于规则要求并得到执行,这就是合规管理的目的,最终的风险控制措施,反映为“能够自控制的标准”。当然,很多人都在讲流程、讲标准,但人与人之间的认知完全不一样,本文也表达不出来。
那怎么解决呢?回到企业中,用标准定义下来,统一认知,又回到了“标准”。怎么定义呢?仍是那句话:多大瓶装多少水。
打个比方,我曾对合规做了4种分类,是这个领域独有的做法吧,今天我们拿“合规审查”来讲。
很多人为什么停留在“合规审查”的说法上不可自拔?一是“管理办法”中没有界定,二是理解不了企业管理中的“责任体系”。没有责任界定,谈什么合规管理?那不就是讲个故事吗。
在我看来,可以分化出对应不同责任的“现场监管、现场巡查、管理监管、管理审查、专业控制、法律控制”类型。他们是不同应用场景、面对不同对象、采用不同做事儿方式、承担不同责任的具体反映。清晰了、定义了,就没有什么可讨论的空间。一个模糊的似是而非的概念,总不能在“八个人十种认识”的基础上谈落地吧。
有人会提出疑问,那通常讲的“合规监督”、“合规检查”是什么呢?去定义呀,反正他们不能视同为“合规审查”,责任主体、目的、承担的责任,连“中心线”的一致性都不靠边。
问题是,你得理解现场、管理、决策、审批的界面、层级结构责任的划分吧,得知道体系用什么表达吧,得知道流程从整体到末节的切割机理吧,得知道制度类型及目的吧,得知道标准类型的划分与表达方式吧┈┈。这就是为什么企业天天喊“体系”,最后,一个都没成型的原因,很多都是在一个“模糊”的概念上兜来转去。
体系通过管理手册、流程作业说明书表达,基于“事儿”的流程,得落实到角色,是角色在做事儿和承担责任,而不是部门;部门间反映的是管理关系与实现方法;再往上的高阶流程,部门都不存在,反映的是企业的布局。不然呢?流程做事儿,岂不又变成“理念性忽悠”了?
所以,我做的“企业制度与合规集成体系”,由近百条具体流程组成,都是从包括“制度、法务、合规、监督”架构上层层分解、切割、拆解出来,当然也包括过程中的表单。要做体系却不做流程,那怎么运作呢,开个会,就代表了运作?企业中的员工能知道吗?流程确定了,哪来那么多风险。
端到端流程,并非一个“横条”,而是一个多横条组成的结构。横条流程,只是一个逻辑展现的“整体、相对整体、阶段划分”的表现,而结构体现的是“多职能之间”的“协同”界面。协同,不是空喊,更不能简单理解成“职能之间的包容”,他们仍然是单独的存在。
相对来讲,都在喊流程梳理,怎么梳理呢?从整体到结构、到每个结构的一级流程规划、到流程清单,是一个从顶层分解的正向过程。但是,梳理流程,则是一个从最末端的跨角色作业流程,逐步向上收拢、汇集的逆向过程,期间有双向的不断调整。而且,流程应该是横向的,才能展现责任关系。
会有人说,我们做合规管理,从没有做过流程。所以,我说那种做法是“写资料”而不是做体系,更不是可持续的体系。我们经常听到一句话叫“束手束脚”,在大型企业中,特别是大型国企中表现的淋漓尽致。
束脚,指的是企业中的组织架构、机制,以及来自于上级管理者思维、认知、追求、能力的局限与干预,决定了你能够迈开步伐的跨度。这是一个“定义标准”,能被大家认知吗?
束手,指的是管理者受自身系统思维、经验、认知的能力限制,导致难以形成管理思想、管理方法,以至于不知道该怎么做、管什么、怎么管,决定了你做事儿的效率与成效。这是一个“定义标准”,能被大家认知吗?
要解决束手束脚问题,就得放开手脚。我们用本文提高下认知,是我自己的归纳。结合职业经历,我把对管理的认识,用4句话概括:战略的尽头是管理,管理的尽头是标准,标准的尽头是合规,合规的尽头是人的能力。
02.战略的尽头是管理
讨论战略的人有很多,也要分不同的维度。其实,战略管理绝不是战略管理部门独有的事儿。战略管理部门解决的是单位层面的方向、目标、指导方针、路径选择、基于目标的能力布局与保障措施问题,即中长期战略制定问题。
中长期是相对概念,没有固定的标准,不同行业的认识并不一致。
比如:航天产品具有相对长期的稳定性,所以,我曾做过运载火箭研究院首部15年长期战略,体现的是一种期望理想目标下的“转型”路线导向,是为下一步能力结构布局的系统化改革做出的导航标;也曾做过3次5年综合规划,体现的是以长期战略指导思想为原则,在既定能力布局为前提下的中期目标实现路线;也曾做过年度三年滚动规划,体现的是年度绩效计划目标导向下、单位管控的关键事项,然后再细化到科研生产计划部门的年度经营计划、财务部门牵头的全面预算财务计划,再往下细分,就构成了采购计划、项目实施计划、子单位的年度计划等,都是战略管理的体现。
放在华为、美的这样的企业呢?他们绝不会做15年战略,因为他们从事的是公开竞争环境下“相对更迭较速”的产业产品,最多放在5年或者3年期,而美的甚至会出现以“月度、周”为代表的经营计划。
期望的战略规划,首先是“唯心”的一种表现,唯心,需要用内部能力布局去夯实“实现”的可能。所以,企业级的改革、变革、组织管理职责,一般都设置在战略规划部门。
从战略管理本身来讲,有基于职责的管理成分,但更多体现在战略制定、分解、组织绩效管理。战略实施反映在哪呢?反映在以“制度、流程、标准”为支撑能力的“完成计划事项”和“过程风险管控”中。我们常讲的风险管理,就在这个中枢上。需要说明的是,很多人认识的风险管理,跟我定义的风险管理,不是一回事儿,别混淆了,所以,很多人做的是写报告,我在企业中做的是定型的实践。
实际上,企业中常见的“非规律性”协调会、分析会、重大节点评审会等,恰恰是“风险管控”的具体行动表现之一,而不是管理。只不过很多人把风险管控误当成了管理,管理的核心在于“建制度、理流程、定标准”,并推广执行。
这就是我为什么总质疑风控领域提出的“几位一体”的原因,依靠风险管理,根本做不成流程管理,流程管理是一套系统解决方案,而不是松松散散的“具体流程片段”。别说“几位一体”,我把“制度与合规集成管理体系”顶层的整体流程结构在前些时候公布了,有几人能把他分解、稳定下来?管理不能瞎忽悠。
很多人都在谈变革,流程管理谈流程变革,组织管理喊组织变革,仍离不开看问题的维度。从最高阶流程的维度,任何高阶流程的再造,都会带动业务能力结构布局的变化,自然会牵引组织的调整。那什么是改革、变革呢?
改革体现在“时点”活动,变革是因改革活动带来的逐步发酵的化学反应过程。对企业来说,任何不涉及“业务管道、能力结构布局”的调整,都不能称其为“改革”,只不过很多企业把看似“因目的需要而进行的组织与职能调整、管理模式或方法调整”打上了改革标签,缺少“改革的判定标准”。
改革,一定是由“高风险动态业务能力布局变化”拉动的组织调整,而拉动业务布局变化的,是希望改变成的经营模式带来的潜在“流程再造”。所以,长期战略、经营模式的变动,一定会导致流程再造,会带来改革,会带来管理的调整,会发生组织变革。
一套系统化改革的效能发挥,不会低于5年期发酵期,也就是说,从第五个年度开始,无论当初的改革是成功还是失败,都会越来越快地发生效能的变化,直到达成新的平衡。所以,改革是有风险的,并不是改革就一定正确,也不是一定就成功。
如果大家感兴趣,可以从网络上查从2005年开始,到2020年运载火箭年度发射的次数,画出趋势线,从2010年看结果变化,就能感知到“正确的系统化改革”的魅力,是当年改革设定的期望目标,因为,能够证实管理有效的,只有结果。结果的变化,还不计管理适应化调整,因为,后边配套的管理改进,并没有完全跟上改革的步伐。
在战略制定、分解之后,进入战略实施阶段。战略实施就是把计划转变为结果的过程,实现的程度,通过现实绩效与目标绩效计划的对比进行度量。所以,衡量企业效能的前提,离不开“效能成本”的概念。
什么是效能成本呢?比如,我曾在某集团公司一人承担其它央企多个机构承担的风险管理、内控、合规、制度与流程管理职能,在同等产出甚至高于其他企业产出的情况下,没有落下任何一件事儿,单位成本的产出应该算很高了。当然,依靠的是“人”的作用,别看每天不紧不慢,那么有本事别加人啊。
再比如,我曾承担过制度管理模式的调整任务,用不到两周时间出台总体方案、实施方案,设定若干用于判别的定义标准。在一帮开头儿什么都谈不出,完成后一哄而上的高级专业型管理人士东拼西凑、不明白的就删除的强改烂删中,标准消失了,针对领导决策层、作业执行层的两套方案,被合并成一篇“理念性文章”了,再次回归到人人可以认知的低水平“模糊”状态,用时7个月,单位成本的产出当然是最低的。
问题出在哪了?管理存在严重缺陷,没有衡量标准,做事儿无标准,用人无标准,在不同的产出下“毫无压力地拿着高薪”,体现的是一种慵懒、官僚文化,这就是大企业病,反映的必然是到处的“人治”,出问题是早晚的事儿,而一旦高层出了问题,剩下的就是一串儿问题,这就是环境的作用。风险,有一个“量”的积累过程。
效能成本,是影响战略实施的关键环节,解决效能成本问题,依靠的是管理,企业任何的管理改进,都体现在效能成本的改善上,是提高战略实施力的措施。所以,我说“战略的尽头是管理”。
03.管理的尽头是标准
什么是管理呢?管理首先解决的是“事理”的认识与梳理。事理来源于哪?
来源于企业战略指导下的业务布局,来源于业务域的价值定位与管理模式,企业中所有的职能、事儿,围绕的都是对业务运作的支持与服务,落地于制度、流程、管控标准、控制标准、作业标准、结果标准。所以,我总讲,企业中的制度、流程、标准、表单、模版是体现企业战略实施力的反映。
为什么企业总感觉制度、流程难以发挥作用呢?去看看设计,设计出了问题,怎么会发挥作用呢?决定设计水平的是什么?当然是“人”。
其次,必须纠正一个观点,制度、流程的施行,并非像一些专家讲的那样必须全面执行,需要区分哪个层面的制度、流程。在管理领域,也不是万事儿都要一样控制,通过设定的管控基准,超出基准的必然加严,低于标准的不会浪费时间,这就是“风险容忍度”的标准定义。
而且,即使触发了加严管控的条件,控制的也是关键环节的关键节点,控制标准指的是关键要素指标的设计。一个好的管理类制度,在节点之处一般都会有“表单”存在,也就是说把内控转变成了“前置的自控力”,规避掉很多的“风险要素”。这就是我总说内控建设是控制活动“具体化、规范化、标准化”建设过程的原因。
当然,越接近于操作层面的制度、流程、标准,刚性度越强,特别是现场标准,只有在满足标准前提下才具备继续作业的条件,现场合规监管,就是对标准执行的衡量,一旦出问题,作业执行人、现场合规监管人负有“同等执行责任”,因为,二者是分不开的。
制度、流程、标准、表单、模版,贯穿了管控、执行、衡量的全过程,所以说,不可衡量就不可管理,而衡量的尺度就是标准。那么衡量又是什么?不就是监管、审查、控制吗。当然,这里的标准不能理解成狭义的“点标准”,控制也不能完全理解为“他人的控制”,标准明确了,执行人自己就会“自衡量”,所以,标准体现的是执行。
要做好管理,必须有一个从系统宏观理解到微观实现的“抽象”认知、分解、细化的过程,产出就是制度、流程、标准,他们都是不同程度的“标准”。所以,我说“管理的尽头是标准”。
04.标准的尽头是合规
什么是合规管理呢?从国家层面,当然离不开法律法规与国家监管政策等外部法规,但是,如果把合规管理就视同为“防法律风险”课题,那就真的令人哭笑不得了。
“风险”这个词,永远离不开认识、度量、预测、判断,然后采取行动,无论用多么“学术”的语言表达,都摆脱不了这一过程。问题是,风险的判断是怎么来的?别给我讲“风险评估”。
如果我们把企业中现有的管理清零,也就是把已有的制度、流程、标准都认为不存在,会是什么情况呢?
第一,判断外部法规、监管政策要求与企业活动是否相关?如果相关,就要分析企业开展活动中,会触发外部监管要求的条件是什么,这就是关键风险环节的控制要素。
第二,考虑如何让企业业务活动正常进行呢?企业不会拿着法律法规,去指导、监督多到管不过来的员工们怎么做吧。所以,企业的合规管理、内部控制与企业的规模有非常大的关系,有相同的机理,但没有一样的做法:力所能控,就用外部规则,通过“人”实施风险控制;力所不能及,就需要内建制度,梳理流程,用规则管理。这不就是大、小企业的划分标准吗?管理都是相通的,问题是能不能汇融于一体。
内建制度、梳理流程、规范管理,是保证企业正常运营、防控法律、政策风险的控制措施。是什么机理呢?是“制度管理”的机理。合规,是一个非常大的概念,其核心中枢就在企业适用的“制度”,但是,合规管理不能从“零”开始,全是书面认知的表现。
第三,同样的道理,一份管理制度的出台,由于存在对关键风险环节的要素控制,对员工来讲,再次构成了“内部制度合规要求”,合法就变成了合制。如何看待外部规则与内部制度的区别呢?
外部规则的适用体是企业,或者说是企业中的某个业务域,而企业中的制度,是一个从整体、业务域、关键控制环节、关键要素、控制标准、保证措施的分解过程。这个过程,从合规管理的维度,是防范法律风险控制措施,越来越细化的传导路径。
第四,问题是,企业中已经有了大量的制度,但却不知道企业制度的“优、劣”,所以,企业合规管理中的合规风险评估,是一个不断演化为“合规要求”与“内部制度”之间的平衡过程。
平衡后没有问题,外部法规“视”为消失,企业的运营转化为对内部制度的执行;平衡后存在问题,意味着抗合规风险能力缺失或存在缺陷,而风险的控制措施,仍然是“制度”,这个制度是个大概念,可以是管理制度,可以是执行标准、可以是表单与模版,与企业的管理追求、实际应用场景、制度管理“密不可分”。
所以,合规管理既是一个提高“制度设计可行性”的过程,又是一个提升“制度遵从力”的过程。
第五,如何提高制度的遵从力呢?前面讲过,标准意味着执行。所以,合规风险的控制最终会落实在“标准”,而不是“贯彻、执行”的话术。同样,反映出“内控建设”的关键所在,既有流程梳理,也有控制活动的标准化建设,流程恰恰是“提高管理制度执行力”的措施。
由此,企业中的“规范类制度”并不一定是单纯的“章、节、条、款、项、目”的表达方式,还有“类技术标准”的表达方式,形成不同类型规则之间的衔接。
比如,合规管理中的《员工诚信与合规准则》,很多人把他说成是顶层制度,我倒认为是一套规范类标准型制度,而不是像企业中冠以的“员工诚信与合规管理手册”,根本没搞明白合规管理中的功能结构关系,也没搞明白制度与手册之间的关系。
第六,怎么理解合规风险清单呢?清单是一种可视化表单,可视化的内容是什么?是风险吗?这就是正确理念下的表像认识。清单展现的是对应规则的“要求、限制”,是“长态”的存在。
合规风险是什么?是指导责任部门建立控制措施的“诱因”,只有建立并落实了具体措施,发生合规风险的概率意味着降低,剩下的就是管理中“对人”的控制,而不是像很多人想象的“搞出一套静态的合规风险表格”,才是合规管理的成果体现。清单,仅仅是一个过程产出的显性化、稳定化表现,随着制度的变化而动态产生、变化、消失。
当然,企业搞出一套体现责任的“重点法律、政策合规风险清单”,还是非常有必要的,是法务进行“管理”的体现。事实上,很多企业的法务工作停留在“法律审查”而止步不前,没有发挥“职能管理”的作用,应该把法律、政策风险的责任,通过管理落实到有关部门,难道这不是法律部门的“务”吗?
合规风险的控制措施落实到什么程度呢?标准是一个大概念,包括制度、流程、作业、控制、结果等表达方式。只有最接近执行标准,才是确定性行为导向,才是“合规风险”的解决方案,仍然跟“规模”有关。所以,我说“标准的尽头是合规”。
05.结语:合规的尽头是人的能力
管理还有另一层面,解决了支撑战略实施的制度、流程、标准等能力问题,也就是支持做事儿的问题,怎么保证让做事儿有效能呢?这就是机制问题。
机制是为提高单位运营效率,降低成本采取的保障措施。机制更多反映于人、组织层面,即对事的干预,对人的激励与控制,体现的是一种策略,并非企业中万事儿都冠以“机制”的习惯做法。
不管是机制还是标准,都应该建立在正确的“指导思想”下,否则,就会出现“伪机制、伪标准”问题。所以,我说“合规的尽头是人的能力”。
我为什么要做合规集成管理体系呢?企业不能为合规而合规,那叫耍把戏,而是要在推进合规管理中,把外部法律、政策风险的控制,转变为公司现实的内部能力,让制度建设向全面化、系统化、适宜化方向转变,当然,并非只有自建的制度才叫内部制度,而要提高制度的系统性,就必须培养和提升管理者的“系统思维和认知能力”。
流程的设计,既满足了企业领导者决策关注重点的需要,也实现了管理部门对领导决策的具体支撑,形成了倒逼管理者提升系统能力的机制,同时,合规义务与风险清单动态产出,既不会增加管理部门的负担,又可以提高企业员工对制度核心要义的快速获知与理解,合规管理体系得以持续运作,本质是把“管理、人才、合规经营”能力的共同成长,转变成了企业现实的具体实践活动,对信息化、数字化建设具有极大的支持意义。
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