一、合规风险的收集、识别与预警
企业应通过完善合规风险信息收集机制,全面系统梳理企业经营活动中可能出现与存在的合规风险,包括对风险源、风险类别、风险成因及其可能带来的后果进行细致分析,并评估其发生概率,从而建立一个详尽的合规风险数据库。
此外,企业需要将过所有的历史风险点梳理成合规知识产品,转化为知识资产并纳入数据库统一管理,以提升合规风险管理的标准化水平,开启管理数据化变革之路。
企业建立不同类型的风险模型,运用自有数据训练风险预测模型,再通过数据驱动的训练方式让机器自主识别风险,发布风险预警,进而实现更加精准的风险防控。
二、开展风险检查专项工作
由合规管理部门牵头,组织、协调企业各部门开展各项合规检测工作。
1、组建专门合规检查组。针对检查中发现的合规风险,合规检查组应提出整改建议。
2、各部门提出实体解决方案。各相关部门需根据这些建议制定具体的整改措施,并提交给合规检查组进行审查与确认。
3、解决方案的确认与执行。解决方案经合规检查组确认后,由合规管理机构督促各部门积极落实整改方案。
三、风险分级分类
企业应当根据风险的严重程度将其划分为不同等级,例如重大风险、中等风险和一般风险。企业也可以参考《中央企业合规管理指导(试行)》中的分类方法,将合规风险从市场交易、安全环保、产品质量、劳动用工、财务税报、知识产权、商业利弊,其他等方面进行风险分类。
在明确风险种类的基础上,需要从以下三个方面开展风险评估工作:
确定合规评估标准:根据自身的规模、战略目标、市场环境及风险状况来确定合规风险评估的标准和合规管理的优先级,确保合规工作聚焦于最为关键紧迫的业务领域。
整合合规管理的核心要素:合规意识、资源配置、职责权限、过程监控、奖惩机制、执行者能力要求、内部制度审查、第三方机构审查结果等。
例如:
企业合规风险管理意识总体较差,缺乏合规风险管理意识
企业没有配置风险管理部门或岗位人员,缺乏有效的风险控制机制
企业未明确各部门,各岗位的合规职责和合规义务及权限存在越权,滥用职权的违规行为
企业未建立健全合规管理制度,对企业及员工的不合规行为缺乏监督及未建立企业合规风险举报平台缺乏有效监控手段
企业未建立合规风险奖惩机制,未能建立有效的举报渠道;未能保护举报人员及提高员工举报积极性;未能对违规行为作出惩罚
负责企业职务管理人员的法律知识不足,需待提高与合规培训
企业制定的各类管理制度内容与法律,行政法规相违背,需进行修改,制度制定的程序不符法律规定,需进行整改
3、分析评估合规风险:
(1)具体步骤:对违规与可能违规事件进行原因分析、来源识别、可能性评估、后果评估
(2)针对已识别出的合规风险,综合以上分析数据,制作风险清单
(3)进行合规风险的评估定级,将合规风险按照其严重程度和紧迫性进行分级,并以此为基础进行分类管理,确保重点风险得到优先关注与处理。
四、制定风险应对方案
企业应根据不同的合规风险类型制定和选择相应的风险应对方案,包括总体方案和专项方案两个层面。
对于重大风险事项,企业合规管理部门应与相关部门共同研究并出台具体整改方案,明确整改主体、具体责任人以及整改的时间节点等具体要求。合规管理部门应在重要时间节点检查整改进度,并及时向企业决策层领导汇报整改情况,确保整改工作的有效推进和完成。
五、搭建合规管理制度和合规流程
以制度来规范员工的行为,预防重复出现的不合规行为。以流程规范业务操作,避免越权、滥用职权的情况发生,损害公司利益。
可参考以下几点:
1、明确规定员工行为准则、反腐败、数据保护和隐私等内容。
2、设计业务流程以确保决策透明度和可追溯性。强调授权与审批机制,防止未经授权的操作。利用信息技术工具,如工作流管理系统,来自动化关键流程,减少人为错误。
3、采用多种沟通渠道,确保所有员工都能获取合规信息,并理解其重要性。鼓励员工报告任何潜在的不合规行为,并建立匿名举报渠道。
六、加强企业与员工合规培训
系统的培训让所有员工深刻理解合规管理的重要性和必要性,以及违规行为可能带来的严重后果。
具体步骤包括:需求调研--课程设计--课程预演--启动培训--互动考核--持续监测--定期改进
七、明确合规要求及合规义务
依据企业内部制度、章程、和外部法律,监管规定和要求等,确定合规义务。
具体步骤包括:内部制度与章程梳理--外部法律法规识别--合规义务清单整合--培训与传播--义务清单的动态管理
八、建立管理责任制与问责机制
根据自身的实际情况制定合规风险问责制度,明确对于合规绩效目标、绩效奖金以及其他激励措施的定期评审机制。这些评审旨在确保企业已采取适当措施预防不合规行为的发生,并持续改进合规管理体系的有效性。
对于违反企业合规义务、目标、制度和要求的个人或团队,企业应实施相应的纪律处分措施。当违规行为达到一定程度时,应启动责任追究程序。需要注意,合规部门本身并不具备直接的责任追究权限,此类调查和追责工作应由专门的纪检监察机构或其他授权的责任追究部门来进行。