一个企业,大体可以划分为战略层、运营层、业务管理层、专业职能管理层和辅助支持层。战略层明确企业的方向、实施路径、阶段目标和管理要求;运营层体现企业的业务运作,是企业创造价值、实现价值持续增长的动力;业务管理层面向运营层实施管理,构建业务运营管理体系;专业职能管理层面向企业运营,提供专业化体系管理与服务;辅助支持层为企业运营提供必要的基础保障,共同构成了企业的运营管理体系。
一个企业,无论绩效指标如何分解和设定,其运营的中心目标都可以概括为三类:安全目标、效率目标、质量目标。从“形”上来看,企业制度、流程、合规、内控、风控,都是围绕三类目标导入的工具、方法与实践;从“质”上来看,都需要以三类目标为导向,通过必要的设计、实践发挥作用。作用的优劣,不在于五者本身,而在于对其本质的认识、具体机制的设计、运作实践的结果。
01.制度的本质
企业是链接国家、行政组织、社会人员的中间体,对上要承接不可控、无可回避的责任义务,对下要组织员工,利用各种资源,按照确定的价值管道创造价值和价值实现,由此构成了社会秩序、企业运营秩序。制度,是企业维持运营管理秩序的必要工具。
企业制度的有效性,取决于五个方面:一是不违反国家法律、法规、行政规章及政策规定;二是履行了合法合规的审批与发布程序;三是对制度适用范围内的组织、员工履行了告知义务;四是具备可落地、可执行的条件;五是拥有一定素质且富有执行力的员工。
从制度的作用分析,企业内部自建制度的有、无,并非是“必不可少的要素”。一个制度短缺的企业,完全可以用法律法规、行政规章及政策规定去衡量与处理,对企业来讲,损失的是“效率、质量和安全”,增大了企业运营的不确定风险,构成了与企业战略方向的背离。由此看,企业制度,是维持企业运营秩序和管控风险的实践总结。制度对企业的重要性、必要性,可见一斑。
现实中,企业重视制度建设,却容易忽视制度的有效性。制度的本质并不在于制度本身,而在于制度的有效性,制度的有效性最终体现于企业组织、员工对制度的遵从和执行。抛开制度必然的合规要求,从制度本身来讲,制度有效性体现于设计有效性与执行的有效性。
制度设计有效性来源于两个方面:一是运筹合理;二是人性符合。运筹合理,解决的是组织资源的配置和各组织行为之间的协调,目的在于预设一条最佳秩序的行动路线;人性符合,则是协调组织和员工的行为,目的在于保证运筹更为有效。经过人性验证的运筹设计,自然具备了可落地的条件。
由此分析:制度、流程、合规、内控、风控有着密不可分的关系。一个制度完善、有效的企业,能够为流程管理、合规管理、内控管理、风险管理提供良好的基础保证。
02.流程的本质
企业因利益而生,组织因事而存在,因流程而高效,因当责而产生结果,因文化而凝聚,最终为企业创造价值。企业拥有一套结构合理、设计完备,可以承载外规义务与合规要求、内部控制标准、风控活动要求的流程体系,企业基本具备了秩序化运营的能力。
流程是围绕目标,由一组活动按照一定秩序进行排列的产出。流程的本质,是链接相关做事儿活动的程序,从而实现产出,没有产出的流程没有意义。
流程由活动构成,决定了流程的“活性”。从企业角度分析,组织是静态的,组织承载职责,流程是动态的,在活动中落实职责。职责是流程的基础,流程是职责有效的前提。
制度与流程,都具备维持企业秩序的功能。不同的是,流程更侧重于“事理”,通过结构、层级,划分为企业业务级核心流程、任务级流程、跨岗位作业流程、单岗位作业流程,极大提高了秩序的落地性、可执行性。
制度往往由部门负责设计,决定了制度系统性不足的天然局限。一个以制度为主要管理方式的企业,要提高制度的有效性,需要寻求一条类似流程管理的方法和治理机制,合理解决制度与岗位角色关联度不高的问题,这是企业制度管理职能发挥最高境界的追求,需要通过各种定义实现。
企业是一个现实的组织。定义,并非等同于理论上的“模糊定义”,包括了每一层定义的细化,譬如:基本制度、程序管理制度、操作制度、通用规范制度用什么体例划分?解决的是什么问题?发挥的是什么作用?不同体例制度渗透到什么组织、角色?企业管理的全部制度怎么划分结构?如何与外部相关法律法规、行政规章、制度、政策等建立关联并实施管理?┉┉。定义的本质,是设计前的一种规范基础,类似做数学作业的条件设定,否则,来自于不同单位、部门的制度,必然陷入结构、边界、内容的混乱。
当一个企业流程管理成熟度达到一定程度,制度的定位、趋势、作用、数量,必然发生适应性变化。笔者坚信,制度管理向流程管理的过渡、转化、协调,是企业实施规范管理的必然趋势,但制度只会发生适应性变化,不会消失。
03.合规的本质
透过合规管理的宏观理解,一套成熟的制度管理机制,本身能够具备合规管理的基本功能。所谓合规管理,脱离开“规”这一基础,本身就失去了意义。
透过合规管理的微观理解,无论是对外规、内规义务与合规要求的识别,还是违规行为结果的洞察、过程行为特征的确认,乃至合规义务与风险行为清单结果的产出、日常违规行为的动态考核、合规举报调查及结果处理、合规体系的完善与优化等等,即使所谓的合规风险评估,无一不是以外部、内部即时的规则遵从、执行为导向。
解决问题的机理,是通过识别“规则赋予的合规义务”,导出必要、相关的企业、组织、员工的行为活动规范,本质在于解决“哪些必须做”、“哪些不能做”,以及过程中行为活动的“红线”、“底线”是什么,通过明确对应的责任,提升执行的有效性。所以,我把合规管理定义为提高制度执行力的抓手(有时候,不必总拿防风险说事儿。这里的制度,指的是经过定义后的制度范围,包括外规、内制)。
无疑,拥有完善制度管理的基础,是合规管理有效的基本条件,流程建设与管理,基本能够承载合规管理的要求。
04.内控的本质
宏观的内控,本身就是企业管理的一项职能。拥有完善的制度、流程管理的企业,内控能力是存在的,核心在于内控的有效性。
内控体系的建设,需要从微观角度进行分析与实践,内控通过“活动”体现出来,流程是活动的载体。内控建设的本质,是在既有的流程基础上,对控制活动内容的规范化、具体化过程。这一点,与合规管理的本质“类同”。
现实中,内控体系建设,本身并不包括流程梳理,正是由于企业流程管理的显性化缺失、不规范、不系统的问题,才有了梳理流程的需求,成了内控建设不可缺少的一个步骤,但核心仍在于“控制活动”的规范。
既然制度意味着内控的存在,为什么还要进行流程梳理?主要原因在于,制度中的控制,只能体现在“活动表现”,很多不能反映到“活动内容”,譬如审核控制审核什么?法规符合性控制,控制“什么”。如果内控建设不能补偿制度的缺陷,内控建设就失去了现实价值。
从梳理流程、内控规范建设的内容看,内控的作用,重点体现在过程控制,控制的深层次意义在于“防范风险”,需要探讨设计“控制前移”、“后置控制”的问题。控制前移,是把识别、防范风险的责任“向第一道防线压实”,降低“内控执行的压力”;后置控制,即“第三道防线”的作用是否有效,增加“控制执行的压力”,二者的意义并不相同。
05.风控的本质
制度、流程、合规、内控、风控,包括管理本身,都含有“管理风险”的内涵。制度与流程,通过秩序的保持与运作,发挥防范运营效率、质量、安全风险的基本作用;合规,发挥的是防范“违反外规内制风险”的作用;内控,发挥的是防范“流程风险、周期重复风险”的作用。风控,防范的又是什么类型的风险呢?
笔者一直强调,对多维同质工作,企业必须做出适当的定义。我把风险管理定义为“发现问题发生的苗头”,包括合规、内控、风控等内容,把风控定义为“发现并管理可能影响目标的不确定事项”,构建保障目标实现的“过程风险管控”的能力。
“全面风险管理”又如何定义?我们可以借助质量管理的概念,去发现做出合理定义的方法。从质量管理的发展历程分析,经历了“质量检验阶段”、“统计质量管理阶段”、“全面质量管理阶段”。
日本著名质量管理专家石川磬认为,质量不仅包括产品质量,从广义上说,还包括工作质量、部门质量、人的质量、体系质量、公司质量、方针质量等等。全面质量管理就是全公司范围内的质量管理。
同样的道理,全面风险管理就是全公司范围内的风险管理。自然包括内控、合规、风控、制度、流程等系列工作内容,区别在于,它是从“风险管理维度”的一种定义
如果说,制度、流程是防范风险的基本保证,合规、内控、风控,则是在制度、流程作用基础上,在风险管理方面的进一步深化。
06.结语
世间事儿,都需要洞察本质,然后做出定义而采取具体行动,否则无边无际,容易陷入混沌。
现实中,来自于不同方面的不同认识,正确还是错误,并没有严格的判别标准,核心在于目的与需求。企业中的很多问题,并不在于当事人不明白个中道理,而是对“本质”的把握,最大的问题是,未知其律而粗知其形,粗知其形而不明其理但居其位,居其位者不求本质或自愎或漫无头绪,东听东有理,西听西有理,于是,混沌产生了。
认识本质,是为了寻求系统、简洁、有效的途径。企业中的管理,不能过度复杂、繁踏或重复,而掩盖创造价值的实质。
知其形、明其理、察其质,而后通过运筹以布局逻辑,通过人性思考,寻求方法以导引、推动、检查与监督,是为机制。以运筹为假设,以人性场景做能否成立的验证,辅以必要的内控措施,提升机制设计落地的可行性,预设机制被执行的有效性,从而保证目标方向不出现较大偏离的风险,是为术。
内控管理师(ICM)”着力解决企事业单位内部控制体系建设专业知识不足,内控管理专业人才匮乏的共性问题。