内控建设是指建立和完善内控体系,通常由业务部门和内控管理人员组队一起完成,可能是业务部门主导也可能是内控管理人员主导。
不想费事对内控建设下定义,以下是DeepSeek给出的定义:
内控建设是指企业或组织通过建立和完善内部控制体系,规范业务流程、防范风险、提升管理效率,从而保障组织目标实现的一系列系统性工作。其核心是通过制度、流程、方法和工具,确保企业运营合法合规、资产安全、信息可靠,并促进战略目标的达成。
内控建设是一个系统工程,长期持续的过程,需要全员参与。内控完善的方法和手段很多,包括但不限于:- 外部监管机构、董事会和管理层会对内控提出要求- 业务部门对业务流程的调整、制度的新建和更新等- 内控管理人员开展的内控评估及整改- 公司员工的诚信度和忠诚度提高对内控提升也有积极作用
因此,内控评估包含在内控建设中,属于内控建设的一部分。
内控管理人员在内控评估和内控建设中起的作用不同。
内控管理人员可以主导内控评估过程,业务部门配合,比如接受访谈,提供资料,以及探讨合适的整改方案及实施整改方案。此处业务人员的配合偏被动,在评估项目中的作用有限。
而内控建设是一个庞大的工程,即使内控管理人员能力强,获得管理层支持,主导内控建设,也需要多方深度和主动参与,否则靠几个人是不可能做好内控建设的,只能搞出一套纸面的流程和制度,并给其他人留下一个负面印象,内控就是一个花架子,劳民伤财,没啥用。
因此,专职内控人员从事的内控管理工作应界定为负责内控评估,参与内控建设。
内控建设是一个大命题,本文仅谈谈关于内控建设的几个误区:
1. 内控建设由内控管理人员负责依上所述,这种提法容易使内控建设仅局限于内控管理人员,其他人员的参与度不高,致使内控建设难以获得成功。
按SOX法案,内控的负责人是公司的高管。
2. 内控建设是编写制度和流程文件按COSO的内控框架,内控可以分为5部分,内控环境、风险评估、内控活动、信息和沟通、监督。如果制度和流程编的足够细,确实是可以涵盖内控的方方面面。但把内控体系等同于制度和流程文件,会带来以下几个问题:
1)忽略了人对内控的作用,人既受内控的约束,同时也是内控的参与者和执行者,人可能消极抵制内控,或机械地执行内控,都可能对内控有负面作用;
2)流程制度有时效性,随着外部环境、竞争和监管等的变化,之前适用的可能慢慢不适用了,而这个过程是渐进式的,负责编制制度的人难以确保及时更新和有效更新;
3)扼杀了内控的灵活性,认为内控就是制度和流程的企业,通常会严格遵守制度和流程,如果碰到新的情况,可能要等管理层审批新的流程,花费较长时间。举个例子,公司销售政策是送货上门,客户临时提出急单,由于目前的物流太慢,指定其他物流公司派送,物流费较高,客户承诺承担一部分物流费用。这个审批流程怎么走,运费怎么计算,怎么请款?没有制度或流程,业务停在那里等,但急单不能等。
4)流程制度太细碎,依赖流程制度来规范内控的公司,那肯定是事无巨细都要颁布制度,导致公司的制度、规定、流程等文件非常多,反而失去了重点。
3. 从无到有建立内控体系除非公司在尚未开展业务之前,内控小组预想了所有的业务如何开展,把内控体系设计出来,形成制度和流程,否则这种提法不恰当。
公司开始搞内控建设,更多的情况是公司具备一定规模了,这时候即使公司的内控不完善,制度流程不健全,但我们不能说公司的内控是0,书面流程没有记载不代表没有相应控制,可能有主管口头指令或惯例。
这个提法带来的后果,一是抹杀现有的管理团队对公司内控的作用,内控建设可能失去他们的积极支持和配合;二是开展内控建设的人员可能会倾向于脱离公司的实际情况,大量引入甚至直接照搬业内最佳实践,有可能水土不服。
不过“从无到有建立内控体系”看起来很厉害的样子,而且企业也吃这套,如果我找工作,也会在简历中这么写。其实对内控管理人员来说,“从无到有建立内控评估体系”,可能更恰当。内控评估体系做出来后,针对关键控制点设计了内控测试程序,可以让经验较少的内控师做内控测试。
4. 内控建设不能仅靠某几个人,需要全员参与,所有人都对内控起作用并不是只有管理层或做内控的人负责内控,其他人都与内控建设毫无关系。我重点谈谈普通员工参与内控的情形:
1) 普通员工可能是内控的执行者,他们理解了内控要求,甚至清楚了为什么要这么做,将加强内控的执行力度。
2) 普通员工可能是内控管理的对象,他们能自觉遵守和维护公司内控要求,将降低内控的成本。举个例子,工厂生产区域不能抽烟,假如员工都能自觉遵守,那么公司在生产区域张贴一些警示标志,在非生产区域设置可抽烟区域,员工培训时重申一下严禁抽烟的要求即可;假如员工素质不高,有些老烟枪总是偷偷在生产区域抽烟,那可能要增加摄像头和烟雾警报器、班长增加巡视次数、建立举报奖励和违纪处罚等措施并鼓励举报等等。
3) 设计内控措施时,可以跟执行人员或主管聊聊,看看他们对整改措施的看法,风险可控的情况下,采用他们的建议有利于内控的整改执行。
4) 听听基层的意见,他们更熟悉情况,能获得一些意想不到的信息举个例子,公司实施MES系统,可以获取生产过程中的数据,包括物料的领用时间、数量、批次,以及生产设备的运行状态、生产进度等信息。这个系统功能强大,可以加强公司的生产内控,但这个系统对操作工有好处吗?几乎没有好处,以前工人直接开机生产,现在开机之前还要扫条码,扫工单号、扫原材料条码,额外增加了工作量。
看似很好的举措,不同人的感受是不同的。多了解才能知道他人看似不合理的举动后面的合理原因。
5. 内控建设不是一蹴而就的,是一个持续的过程请了外部咨询公司做内控咨询后,并不能高枕无忧,公司内外部的各种变化要求内控也要随之调整,内控建设是一个长期持续的过程。