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基于PDCA理论的内控机制完善研究与实践

2024-11-05 13:51:32

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我国航天项目管理有一项值得推广的经验,它就是著名的“双五归零”方法,即技术归零、管理归零各五条要求。对此,笔者认为可以借鉴“双五归零”方法,从内控“面”(机制)着手,并导入PDCA循环质量管理理论,从计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)和处理(Act)四个环节着手,落实以下五条要求,确保组织内部控制薄弱或者失控等环节能够从机制上得以有效“修复”,从而不断提升内部控制管理的质量和水平。以下,笔者将结合余杭农商银行(以下简称该行)的实践,就此进行粗浅的探索。

一、定位准确。在计划环节,首先将梳理并定位各支行内控重点风险(问题),为下一步针对性机制“修复”奠定基础。该行具体运用检查问题统一管理平台,按照“一行一策”原则,分业务领域、问题类型和问题定性三个层次,实行按机构、按类别问题查询,进行分层统计与分析提炼,较为客观、准确地反映各支行内控基本状况和风险集中程度,找出找准其重点风险。同时,在年度内部控制评价中,该行还运用穿行测试法,着重对前期定位的重点风险进行验证,以更精准地挖掘内控流程或机制缺陷。

二、机理清楚。在计划环节,关键对已定位的重点风险,从机制上摸清成因并予以定性分类。实践中,该行采取六何分析法,即Who-何人,谁参与控制;When-何时,控制活动频率;Where-何地,控制活动地点;What-何事,控制具体内容;Why-何因,采取措施原因;How-何法,如何进行控制,从而初步描述各支行重点风险的现有控制活动。在此基础上,依据重点风险对应的内控机制或现有防控措施强弱程度,以及历年各项检查发现同类问题(风险)的次(笔)数,从机制上着手对重点风险进行定性分类,具体划分为机制缺失、严重失控、缺陷明显、机制薄弱、基本完善共5个等级。

三、责任明确。在执行环节,关键是明确各支行内控机制完善的措施与责任。根据前期分析规划,该行将按支行编制《重点风险防控清单》,对清单所列的重点风险逐个明确定性分类,并配套制定防范措施或机制完善方案。同时,落实各支行主要负责人牵头,重点针对现有内部控制措施,进一步建立健全内控机制或者开展风险专项治理等。同时,探索联席会议制,强化部门协同。即可由内控合规部门牵头,定期召开由相关业务条线负责人和机构主要负责人参加的联席会议,听取重点风险防控措施或机制完善情况汇报,研究制定或落实重大内控政策等等。

四、监督到位。在检查环节,关键要加强跟踪监督,确保机制完善措施有效到位。实践中,该行依据《重点风险防控清单》,具体由审计部门牵头,按季对各支行重点风险实施周期性、滚动式排查。同时,构建内部协同机制,审计部门、监事会和纪律监察部门等实现监审联动,对各支行内控机制建设工作实施跟踪评估和后续督导。对采取新方法、新措施等认真开展工作,并且成效显著的,予以标准化和宣传推广;对不符合内控管理质量要求的,引进工作督办制和责任追究制,以落实责任,提升成效。 

五、举一反三。在处理环节,关键要通过闭环管理,提升内控机制自我修复能力。实践中,该行引入“GRAI复盘法”,从目标回顾(Goal)、结果评估(Result)、过程分析(Analyse)和规律总结(Insight)四个环节着手,对各支行落实技术归零五条要求进行回顾和推演。同时,将复盘及跟踪监督发现的新问题(重点风险)或新举措,充实到《重点风险防控清单》中,对于没能及时修复的内控机制,仍纳入新一轮PDCA循环,实施闭环管理,周而复始进行运转,确保机制有效完善。

来源:互联网