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内控流程审核常见五大误区!

2024-10-14 08:26:11

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两个部门A和B,A部门属于职能部门,希望参与到B部门所主导的业务流程环节中去,即参与审核,A部门认为B部门某个业务流程运行环节过于封闭,从头到尾都是B部门一个部门,容易存在因信息不对称而引发的合规性和错弊风险;B部门不希望A部门参与流程运行过程审核,理由是担心影响业务运行效率和来自A部门过多的不必要的干预或干涉。

站在业务部门,关心业务运行的快速高效,不希望有太多束缚,这是人性使然!站在职能部门,比如风控部门、财务部门,关心业务运行过程中的风险、合规性问题,希望能够介入业务,对风险进行提示,以降低风险发生可能性和影响程度。

双方都没有错误,都有很道理,所以,经营层有时候也挺为难,不知道到底该站在谁一边?支持谁?

其实这种情况在企业组织中较为常见,业务流程运行环节,会涉及多个职能审核环节,审核本身没有问题,主要是为防范风险和合规问题,问题是如何正确的认识审核职责权限,本人见过一些企业因对审核职责权限缺乏正确的认识,导致审核职能并未被有效利用好,不仅没有起到正向作用,反而起到负面作用。

审核职责权限存在的常见误区有:

误区1:审核时效性无约束:

审核属于流程运行中关卡,是流程运行中的短暂停留,短暂停留的目的是审视是否存在合规问题或风险,没有则及时放行。但实务中存在审核时间太长或存在故意拖延情况,明明1个小时就能审核搞定,变成1天完成,审核资源被大大浪费。

误区2:审核职责规定不明确

见过很多企业的审批流程描述为“某某事项经财务部、法务部、技术部审核”,仅此而已,审核职责规定不明确,导致审核人员肆意放大审核意见,导致审核部门与经办部门矛盾重重,职责与权限错乱;

误区3:逾越审核职责权限发表意见

对多个并非审核职责范围事项发表意见,与所属审核部门岗位职能定位不匹配,容易引起组织内部矛盾;

误区4:审核权限与审批权限完全等同

职能部门在审核过程中,提出的审核意见或问题,大概有几种类型:

第一种属于合规性意见,属于底线,职能部门拥有生杀大权,此类问题一旦不制止,会给企业带来极大的负面影响,所以属于红线,职能部门拥有一票否决权。

第二种属于经营风险类意见,一般为超出公司规定的政策标准,比如公司合同制度规定质保期6个月,但业务部门洽谈无法争取到,只能3个月,到了财务部门,以不符合规定的政策标准不放行通过。业务部门解释半天,财务部就是不通过,吵架吵了半天也未达成一致,业务部门将问题捅到经营层决策,到了经营层,大概率还是通过,除非业务不做了。但毕竟吵了半天,时间被耽误了,而且部门隔阂可能也加重了。

此类情况也是实务中相对较多的,这种情况,职能部门其实给予风险提示就好,不要拥有生杀大权,而业务部门应对风险提示提出应对措施,最终审批权限在经营层。

第三种属于建设性意见:不触碰合规底线,也不涉及什么经营风险,更多属于有则更好,无也无大碍,属于提示性,也没有否定权限,应给予放行,但应将建设性意见提出来,该意见业务部门可采纳,也可不采纳,或者说最终由决策权限人员拍板;但一旦出现类似的问题,职能审核部门没有任何责任。

第四种没有意见:应及时放行,不能有任何拖沓行为。

误区5:审核权限设置成环环相扣模式

如前道审核完才能走到下一步,系统中不点击,无法流转到下一步,而下一步审核内容与上一道审核内容没有半毛线关系,属于不同维度的审核要点,窜行审核导致流程从开始到结束运行时间很长,比如合同审核,中间隔了好多个部门或岗位审核,也属于实务中很普遍的现象,因为窜行审核流程实在太长,所以流程没有走完,活其实已经干起来了,那流程审核有啥意义?

写在最后

正确认识流程运行环节的审核权限,并对流程环节中不同权限做好约束规定。流程中审核权限、审批权限、知晓备案权限进行约束性规定,不能只有权限,而无责任或约束,什么情况下审核可以放行,什么情况下审核仅仅是提示风险和建设意见,而且审核时效性也要有约束,否则就会变成某些职能部门玩弄权力的工具。