任何事项,凡是一牵扯到“人”,就会容易变得不可控起来,变得具有不确定性。
从事内控、风控工作,若单论工作事项本身,可能并没有什么太大难处,难在如何同时摆平企业里每一类“人”,或者说,让大家同时都满意!
老板、一把手或高层管理者:希望内控、风控能带来效益,防范重大风险发生,让其能够放心,晚上能够安稳踏实的睡觉。
业务人员:希望能够帮助解决自己解决不了的问题,便于业务开展,有利于业务机会获取,有利于提升客户响应能力。
职能人员:希望内控能够帮助解决自己解决不了的问题,便于职能有效发挥,如财务部门,希望内控与风控能够促进财报信息真实、财务合规,质量部门希望能够促进质量合规和质量指标提升等等。
如何尽量做到让大家均能满意?
01 了解管理层或老板的诉求——让老板放心!
要揣摩老板平时都在想或关心什么问题?
了解和梳理老板所关注的业务领域面临的风险有哪些,风险因素有哪些,协助老板做好风险评估和业务内控,让老板看到内控效果,不出事情,还能出效益!
通过内控监督评价,发现或揭示存在什么问题,或证实没有问题,有问题能够得到及时修改,总之,没有问题,让老板放心!
02 要懂业务——能够与业务部门有效对话
不懂业务,基本上也很难知道业务存在哪些风险,不知道业务风险,如何能提出好的内控措施方案或建议?
不懂业务,也难以通过内控评价或审计发现业务中风险或问题,经常出现提出的内控问题,被业务部门不认可。
以库存管理为例,库存种类繁多,哪些要设置安全合理库存?
需要依据库存物资波动性、价值等因素来定,但内控岗位人员若对库存物资特点并没有做到深入理解,仅仅根据内控指引照搬要求,不分类型提出建立安全库存管控措施,很容易被业务部门所喷!
内控风控人员要持续加强对业务的学习,包括商业模式、运作模式、业务特点、以及类似业务内控案例等。
03 掌握常用分析框架与技能——快速识别和分析问题的重点
虽然需要职业敏感性和管理经验以快速发现内控问题,但若掌握一些合适的商业或管理分析方法、框架模型,会容易帮助分析和发现问题。
常用商业运营分析工具方面,包括:库存ABC分析法、采购物资四象限分析法、销售二八分析法则、生产TOC瓶颈理论、价值链分析等等;
常用分析方法或框架方面,包括5W2H法、MECE法则、鱼骨头分析法、ABC分析法、四象限矩阵分析法、财务公式分析法等等。
04 提升问题解决方案的能力——做业务部门的伙伴
既要能发现问题表象,又要能分析问题产生根因,还要能够提出问题的解决方案,帮助业务或职能部门解决一些问题,要成为业务部门的合作伙伴。
有时,内控内审人员虽发现并提出了问题,但不能提出解决问题的方案,时间长了,便难以到得业务部门认可,甚至被业务部门所排斥,在组织中也容易走向边缘化。
很多问题,其实业务部门自己也清楚,但苦于没有办法有效解决,而内控、风控能否站在全局的视角,提出问题的有效改进方案呢?
相对而言,内控、风控或内审,更加客观、更加独立,同时也具有整体和全局观,更能够提出更加合理的解决方案!
05 提升沟通表达能力——带来情绪价值
发现问题时,如何与业务部门有效沟通表达很重要,既不得罪人,又能得到业务部门认可,还让业务部门认为问题提的有价值,这比较考验内控、风控或内审部门的沟通能力,否则,工作起来阻力可能会比较大!
一方面,站在业务部门角度,换位思考,分析问题带来什么风险或负面影响,且这种风险或影响对业务部门不利,说到业务部门心坎里面去,让其有所触动。
另一方面,反面问题正面表达、否定中带有肯定,执行类问题转换为设计层面问题。
比如某流程控制环节有待进一步规范、提升或加强等,潜意识里,暗含先肯定对方,给对方一个台阶下。
再比如某某流程或环节执行存在问题,不要直接表达对方执行的问题,应尽量调整为“公司层面缺乏明确的规范和要求,导致某某流程环节执行不到位”。
潜意识里,不是谁执行不好,而是内控设计机制存在问题!这样责任就被转移了,问题和改进方案可能也比较容易被接受。