中国XX大学政府采购业务内部控制评价工作实施方案

       为加强中国XX大学（以下简称“学校”）政府采购活动的内部控制管理，现拟组织对学校政府采购业务内部控制进行评价，通过“以评促建”的方式进一步建立健全学校政府采购业务内部控制制度，促进政府采购提质增效。为明确评价目标，突出评价重点，按时保质完成评价工作，现根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）、《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）、《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2号）、《中国XX厅关于开展行政事业单位内部控制建立与实施情况考核验收的通知》（XX教财函〔2018〕76号）等相关规定，结合学校有关工作部署，特制定本工作方案。

一、评价目标

通过开展政府采购管理业务内部控制评价工作，发现学校政府采购管理业务现有内部控制的不足之处和薄弱环节，有针对性地提出建议，通过“以评促建”的方式，进一步建立健全学校政府采购业务管理内部控制制度，促进政府采购提质增效。

二、评价依据

（一）《中华人民共和国政府采购法》（2002年6月29日 中华人民共和国主席令第68号）；

（二）《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）；

（三）《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）；

（四）《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》（财会〔2016〕11号）；

（五）《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）；

（六）《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2号）；

（七）《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（2017年7月11日 中华人民共和国财政部令第87号）；

（八）《中国XX厅关于开展行政事业单位内部控制建立与实施情况考核验收的通知》（XX教财函〔2018〕76号）。

三、评价的范围、内容和重点

（一）评价范围

1.评价对象

本次内部控制评价对象为学校招投标采购中心。

2.评价范围

本次内部控制评价的时间范围为2022年1月1日至2022年12月31日，如有必要可追溯到以前年度。

（二）评价内容和重点

本次内部控制评价的内容包括学校政府采购业务内部控制建立和执行的有效性两个方面，围绕内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等要素，确定本次内部控制评价的具体内容如下：

1.政府采购的控制环境

（1）是否建立政府采购管理制度，是否根据情况变化及时进行修改；

（2）政府采购管理部门职责是否明确，与单位其他部门之间的职责划分是否合理；

（3）政府采购内部岗位设置是否合理，是否对关键岗位进行分工，岗位职责是否明确；

（4）是否针对不同的政府采购活动制定了完整的业务流程，并为单位员工所熟知；

（5）人员招聘是否履行相关程序，是否定期组织员工培训，提高其道德素质和专业能力，是否对员工进行定期考核，是否制定明确的奖罚制度；

（6）是否制定从业人员的职业道德规范，职业道德规范内容是否明确、切实可行，并是否得到有效执行。

2.政府采购的风险管理

（1）风险管理目标是否明确并切实可行；

（2）是否建立识别政府采购管理风险的适当机制；

（3）是否有适当层次的管理部门建立政府采购管理风险的评估机制；对政府采购管理风险的评估是否全面；是否对人事、控制程序等变化设立反应机制；

（4）是否及时进行风险管理；是否建立政府采购管理风险的控制机制，包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等，比如是否对重大设备进行投保、是否建立设备丢失损坏赔偿办法，对责任事故；各项风险管理机制是否有效。

（5）风险管理机制是否包括对政府采购流程的监控，比如是否审核供应商资质，是否评估供应商信誉、资质和财务状况，是否对供应商生产产品进行质量检验，是否检查采购人员素质，是否对采购活动流程设计监督机制，是否对采购物质进行验收，验收单的价格和数量是否与采购单一致，付款手续是否健全；

（6）是否设计应急计划回避、降低、防范物资积压和短缺等情况；是否设立了备选供货商团队。

3.政府采购的控制活动

（1）政府采购计划

①采购计划的编制是否符合单位需求，采购申请所要求的技术指标是否明确，是否有采购经费予以保障；采购申请表是否有库管人员的签字，是否已考虑到单位实际库存量状况；

②各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请进行分类初审，对口把关；

③对不符合规定的采购申请，有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准其采购申请；对于紧急采购情况，是否在规定日期内补办相关手续；

④对于重要的和技术性较强的政府采购，是否组织专家进行论证，实行集体决策和审批；

⑤大型仪器设备采购计划中所要求的配套设施是否符合设备需要，并已准备到位；

⑥采购计划所列的价格和物质数量是否合理；

⑦是否按要求进行招标采购，招标过程是否公平、公开、公正；是否建立供应商评价小组，小组人员组成是否合理，是否经集体决策择选供货商名单；是否定期调查和复核供货商名单。

（2）政府采购申报价格

①是否按照规定程序进行价格申报，是否根据不同的政府采购方式确定申报价；申报价是否高估虚报；申报价格是否经过合理程序进程核定；

②申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内，是否列入采购预算；是否存在随意压价而忽视物资质量的现象。

（3）政府采购合同

①供货商是否具有签约资格；

②合同的签订程序是否合规，市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查，是否取得供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力，参予业务谈判的代表的业务能力和技术水平是否具备，是否由两人以上参与谈判，合同变更、解除或终止的理由是否充分，是否签署了书面变更协议并履行了审批手续，对于已发现的将严重损害组织利益的已签署合同，是否及时采取了纠正措施；

③合同内容是否得到全面、严格的履行，有无合同违约，如对方违约，是否及时组织索赔，如本单位违约，是否追究相关人员的责任；

④有无专门合同管理机构，合同的归档和保管是否完整，是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其他合同附件。

（4）政府采购计划执行

①是否按采购计划、采购申请单确定的采购方式和供货商进行采购；对基建工程和设备、教材、图书等大宗物资的采购，是否按规定实行政府采购或公开招标；

②是否设置有独立的部门或人员进行采购验收，是否制定适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；是否存在验收不严造成以好充次等现象；验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；验收是否签署顺序编号的验收报告；

③是否严格按照合同规定进行验收，超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；短缺物资和不符合质量要求的物资是否根据不同情况及时组织索赔；

④审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致，价格的变动是否经过核准；运费是否符合确定的价格标准；

⑤是否在政府采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，财会部门是否是对所有单据进一步审核后编制记账凭证，登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债；

⑥付款是否符合资金结算制度的要求；付款是否在会计人员审核的基础上，经过授权人审批；是否按确定的付款方式付给指定的收款人；核实付款金额和收款人是否正确；有无使用空白支票；已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等；

⑦预付账款是否经过申请、审批；收到采购物资后，是否根据供应商发票及时冲减预付账款；是否与供货商定期对账；

⑧是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况；采用分析性复核方法，通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额，确定应付账款有无异常变动。

（5）政府采购经费管理

①专项采购经费是否实行专项管理，有无挪用；

②有无长期未使用的采购经费，采购经费预算是否合理；

③是否由采购人员以外的人员定期与供货单位进行对账，核对采购及欠款情况；

④政府采购的过程中对给予折扣的经营者，是否明示并如实入账，是否存在暗扣情况，收取的回扣收入是否纳入单位统一核算与管理。

4.政府采购的信息与沟通

（1）重大决策是否形成会议记录，会议记录是否完整；

（2）各项制度及签订的各项协议是否装订成册，是否根据情况变化及时进行修订，相关制度是否按规定公开；

（3）是否建立政府采购信息管理系统，信息录入流程是否清晰，是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改，修改是否得到授权，对有关信息的接触是否制订了限制规定；

（4）采购系统是否定期生成报告对报告信息与其它信息（比如财务信息等）存在的差异是否及时妥善处理，是否将调查结果向管理层提交，是否及时妥善处理管理层反馈意见；是否按规定程序进行信息公开；

（5）有无通畅的例外情况报告渠道，员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通，员工是否能在信息畅通的环境下有效履行职责。

5.政府采购的监督

（1）是否建立适当管理程序保证政府采购控制的运行；是否定期或不定期评估运行效果；并对运行的效果进行评估；评估的内容是否全面、充分并突出重点，评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效；

（2）是否根据评估结果对相关内容加以改进，并对改进的内容进一步评估，在评估的基础上进一步改进，形成一种良性循环机制；

（3）是否对相关部门的检查处理意见及时落实到位；

（4）是否对建立政府采购流程持续监督机制，是否定期向管理层汇报监督情况，是否定期对监督机制进行评估更新；采购程序稽核和监督人员是否独立。

本次内部控制评价的重点为政府采购的控制环境和控制活动两个方面。

四、评价程序和方法

本次内部控制评价工作严格按照上述评价依据的有关规定进行，根据被评价单位业务管理情况和各项内控管理制度，通过现场测试，综合运用访谈、审阅、穿行测试、抽样检查等方法，充分收集被评价单位内部控制设计和运行是否有效的证据，按照评价的具体内容，检查内部控制制度设计及运行缺陷。主要评价工作流程及工作内容如下：

（一）工作准备

制定内部控制评价工作方案，组成内部控制评价组，与被评价单位联系人建立沟通协调机制，收集内部控制评价所需基础资料，编制内部控制评价表、抽样资料清单等。

（二）内控环境了解

通过查阅收集的基础资料和访谈相关人员了解被评价单位的内控环境，包括工作组织、机制建设、关键岗位、信息系统、内部监督等。

（三）确定内控缺陷认定标准

1.内控执行有效性测试

内控有效性测试通常采用抽样方式进行，评价人员采取以下步骤执行测试：

（1）按照《内控评价清单》中已列明的内控评价重点，明确需要测试的控制活动。

（2）按照有效性测试抽样数量标准，确认样本数量。

（3）根据内控检查重点所对应的控制活动和所需的样本数量，获取需要检查的全部文件或凭证的全部清单，如采购合同清单等。

（4）根据已获取的文件或凭证的全部清单选取样本，样本应尽可能按顺序编号以便于明确抽样的信息，如凭证号、事项发生日期等。

（5）收到被评价单位提供的样本后，开始进行测试，审阅样本并开展分析性复核，将实际的结果与按规范操作应有的结果进行比较，记录相关的差异，并在工作底稿中记录。

抽样的规模需根据控制活动发生频率确定，根据所列的控制活动发生的频率。在对所有的抽取样本进行测试后，应统计通过测试的样本数量，按照“管控措施执行率=管控措施得到有效执行的样本数量÷抽取的样本总数×100%”计算被评价单位管控措施执行率。

评价人员应收集和保存充分的流程记录及相关证据，填写测试工作底稿，并将所收集到的证据文件用索引的方式与工作底稿进行关联。主要包括以下内容：测试基本信息；执行控制有效性测试；测试结果；观察发现等。

根据内部控制评价管理标准，对内部控制运行有效性测试，一般情况下，可对照下表确定最少的样本抽取数量：

2.内控缺陷认定标准

在进行内控测试工作的同时或完成了上述测试工作后，评价人员应对所发现的内部控制缺陷影响进行评价。

根据管控措施执行率对所发现的内部控制缺陷从其缺陷严重的程度予以衡量，判断风险管理的有效性。

我们将根据委托单位和被评价单位内部控制评价管理标准及相关标准，对内部控制执行的有效性进行检查。根据我们的经验判断，政府采购内部控制缺陷的具体认定标准，分为定性标准和定量标准，一般如下：

（1）定性标准。具有以下特征之一的缺陷，应认定为重大缺陷：

①被评价单位存在任何程度的舞弊行为。

②已发现并经有权机构认定的重大内部控制缺陷在规定时间内未加以改正。

③政府采购内部控制环境设计与运行无效。

④政府采购业务记录存在严重缺失。

⑤外部审计发现的重大问题。

（2）定量标准

确定事项风险的风险等级：

（四）内控设计有效性测试

在了解被评价单位基本情况的基础上，对其内部管理制度与业务流程进行梳理，了解政府采购内部控制如何执行、由谁执行，以及执行中所使用的数据报告、文件和其他材料，并通过综合运用个别访谈、调查问卷、穿行测试、比较分析等方法，充分收集学校政府采购内控设计是否有效的证据，评价现有业务流程及控制措施是否缺少为实现控制目标所必需的控制或设计不适当，并编制评价工作底稿，研究分析内控设计缺陷。

（五）内控运行有效性测试

在学校政府采购内部控制设计有效的基础上，对重要控制措施选择适当的样本量进行测试，验证现存设计适当的控制是否按设计意图运行，执行人员是否未获得必要授权或缺乏胜任能力而无法有效地实施内部控制，根据测试结果评价控制措施运行的有效性，并编制评价工作底稿，研究分析内控运行缺陷。

（六）评估重大风险

根据内控评价结果并结合被评价单位的年度经营管理资料，评估重大的风险事项。

（七）汇总评价结果

对评价中发现的各类缺陷进行分析和认定，汇总评价结果，形成初步结论，并与相关业务管理部门交换意见。

（八）编制评价报告

根据内部控制评价过程及形成的评价结论，并根据缺陷情况提出整改意见，编制评价报告。

五、评价方式及工作要求

（一）评价方式

本次评价工作由学校内审人员和社会中介机构专业人员共同实施，评价方式采取就地评价方式。

（二）工作要求

1.认真贯彻落实中央改进工作作风、密切联系群众的八项规定，强化廉洁从审意识，严肃评价工作纪律，做遵纪守法、清正廉洁的表率。

2.认真听取汇报、审核有关资料，注意发现被评价单位好的做法、取得的成效和存在的主要问题，并针对存在的主要问题，根据有关法律法规(具体到条文)，提出处理意见和建议；评价证据要充分、工作底稿要完整。

3.在评价开始前，评价组应组织业务培训，明确评价任务和规范标准，通过学习交流讨论明确制度规范、职责分工、评价流程和方法等具体要求，确保评价工作如期高质量完成；在评价过程中，以政府采购业务风险控制矩阵表为框架开展具体评价工作，并按要求填制相关表格、编制准确、清晰完整的评价工作底稿，详细记录执行评价工作的内容，包括评价要素、主要风险点、采取的控制措施、有关证据资料以及认定结果等；在评价完成阶段，要对评价工作底稿及获取的证据进行检查、复核和补充，在符合客观实际、相关证据充分且适当的基础上撰写报告。

4.被评价单位要加强对内控评价工作的必要性认识，自觉开展自查自评工作，按照评价组的要求，准备相关支撑材料，为评价工作顺利实施提供保障。

六、评价组人员构成及分工

（一）评价组人员构成

评价组组长：王XX

评价组副组长：杨XX

评价组成员：何XX、秦XX、李XX、孙XX

（二）评价组内部分工

1.王XX，负责整个评价工作的领导、组织、协调工作，拟定评价工作方案和审定评价报告。

2.杨XX，协助评价组组长组织评价工作，具体负责培训、评价过程质量控制，现场工作的组织、指导、监督和协调工作，全面审核评价工作底稿、评价报告征求意见书等材料，分析、认定内部控制缺陷。

3.何XX、秦XX、李XX、孙XX，按照要求做好评价取证、工作底稿编制、整理归集相关材料、资料交接等工作。

七、评价工作安排

（一）准备阶段

2023年5月下旬进行项目前期调研，制定项目评价实施方案，并对评价人员进行培训，明确时间进度、人员分工和工作要求。

（二）实施阶段

2023年6月上旬，开展现场评价工作，深入了解被评价单位政府采购业务管理环节的内控情况，测试内控设计和运行的有效性，具体分析、认定控制缺陷，评估重大风险，汇总评价结果。

（三）报告阶段

2023年6月底前，根据缺陷认定标准形成评价结论，发出审计报告征求意见稿，并征求学校意见，出具正式报告。

XXXX会计师事务所（特殊普通合伙）

二〇二三年五月四日