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从收据加盖财务章需走审批,谈内控管理就是加控制吗?

2025-05-23 13:48:37

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首先,我认为收据加盖财务章不需要审批,为什么呢?

1. 收据加盖财务章需经审批,是一个无效(或重复)的控制

与开具(审批)收据相关的主要问题:一是收据填写错误,金额写错了;二是无需收据的业务填开了收据。

1)关于收据填写错误,收据复核这个控制点可以覆盖该风险。如果为降低这个风险,再设立盖章审批环节,属于重复控制,控制成本太高,必要性不大(考虑到开错收据的后果不严重)。

2) 必须开收据的情况是收现金,其他收款形式有第三方金融机构的收付款凭证,无需开具收据。朋友公司收到客户支付的迪链(比亚迪的供应链金融工具),客户要求开收据;我还碰到过申领政府补贴,要求提交收据,后转款的。虽然这些收据开具有点奇怪,但客户要求或者能领到补贴,公司都会照办,无论谁负责审批都得批准,所以这类审批必要性不大。

2. 收据开错的后果(损失)很小区分不同情况讨论:1) 现金收据开错了,出纳承担赔偿责任。如果错误金额很大,出纳赔不起,这是一个伪命题,公司可以规定单笔超过多大金额不得收取现金,必须转账或微信支付宝等第三方支付方式。

2) 银行转账、承兑汇票等,收据填写错了,可以用第三方的单据证明正确金额。

3) 出纳虚开收据,意图不明可能性不大。有可能受益的是付款方,拿去证明自己的实力以做什么不法的事情。即使发生对公司影响不大,因为非现金收据,大家会要求看金融机构提供的转账凭据,而现金收据太大金额没人会信,现在金融支付这么发达,银行监管力度这么大,哪有公司大额现金交易的。

还记得风险应对的4种方法吗?当风险小时,我们可以接受风险。

3. 审批有时候还有知会和追责的作用,在此不适用小金额收款无需知会领导,大金额收款肯定做了很多前期工作,领导早就有所了解,销售第一时间会向领导报告好消息。

因此,收据加盖财务章是一个常规操作,在有主管复核,公司对现金收款有限额要求的情况下,与收据开具相关的风险不大,对收据加盖财务章的审批是不必要的控制。

我猜管理层要求收据加盖财务专用章的原因,一是可能觉得财务管理的不好,想加强财务管控,但指导方向错了;二是可能听说别的公司这么操作。这个不是本文的讨论重点,只是内控人员提出整改建议时要考虑到管理层的初衷,才能更有针对性地汇报,并说服管理层。

开胃小菜吃完了,现在进入本文的正题,对于这种明显无效的内控措施,内控人员需要制止吗?

非常必要,内控管理不能仅是加强控制,还可以在风险可控的前提下简化控制。

我们先来谈谈无效或重复控制的危害(请注意此处重复控制是指风险小的环节,对于风险特别大的环节,可能需要适当的重复控制,以降低风险)。

增加公司的控制成本,降低业务速度;让控制人疲于应付各种控制,而忽视了真正重要的控制;让人质疑内控人员的专业性,不利于推进内控整改措施。

有人可能会说我们公司领导批东西很快,在手机上点点就好了,一个流程几个领导,几分钟就批好了,没有降低业务速度。但是申请人提起审批流程,然后审批人审批,这都是要花时间的,每个人半分钟加起来也是好几分钟。如果申请人着急时还要追单,更花时间。

更严重的是如果不重要的审批过多,审批人的精力耗费在这种不重要的审批上,习惯性地大概看一下就批过了,可能重要的审批也大概看看就过了,因为他已经适应了这种快速的审批节奏。另外还可能会抱着侥幸心理,反正好多人批,前面的人已经审核过了。

此外,内控人员只负责增加控制,不对内控系统进行调整和优化,长此以往大家会认为内控就是来挑毛病的,天天嚷着有风险加控制,但是好像什么问题都没发生,难以取得他人的信任和认可,不利于推动整改措施的实施。

如何识别无效或重复的控制?分析与控制环节相关的所有风险,评估并找出主要风险(按冯兴影响程度);梳理现有的控制,查看其覆盖哪个(哪些)风险,针对同一个风险有哪些控制措施;确定最佳控制措施,以及可能的无效或重复控制。

以开具收据举例,风险包括:收据填写错误收据未经适当审核无需开收据的业务开了收据虚开收据(未收款)盖错了章(盖了公章或者别家公司的财务章)重复开具收据未经授权的人开收据(非出纳开收据)申请开收据的人不合适(非经办人申请)

这些风险的后果主要是收据填错了,或收据被滥用了(虚开或者非经办人申请)。根据前面的分析,我们可以知道最大的风险是现金收款收据填错了(多填了金额),其他类型收款填错收据的风险较小,可能是耽误时间、影响企业声誉(管理不严),造成直接损失的可能性不大。

关于现金收据填写错误的风险,相应的控制可能包括:明确出纳和资金主管等岗位工作职责,以及追责机制对员工进行培训,使其清晰自己的工作职责公司规定现金收款的适用情况及单笔限额在资金收款流程中明确出纳应承担的责任(填错收据需承担赔偿责任),以及主管审核的要点(确定现金收款事项的真实性,确定现金收款符合公司政策等)出纳填写收据,主管复核保管财务章的人,在盖章前确认收据的开具和复核人员是公司允许和授权的,现金收据符合公司政策出纳及时将现金存入银行,定期盘点现金,核对现金收支主管监盘现金,并查看收据存根是否与现金账一致收据加盖财务章需经审批公司审计人员不定期审计现金收款和盘点现金

其中最开头的2条与控制环境相关,最后1条与监督相关,中间的都是控制活动,有这么多控制,收据加盖公章经审批这个控制,真的没有必要。

最好的控制其实是规定不收现金,要求客户转账,以及非现金收款不开收据。如果客户一定要交现金(零星小额),可以采用变通的方法,出纳收现金后垫钱把相应金额转入公司账上(不鼓励),主管依据公司收款金额复核收据。

其次的控制是规定收现金的最高限额,再加上收据复核,盖财务章时检查现金收据是否超额。

收现金的风险很多:收到假钞、资金丢失、记录错误且不容易查证、需要备找零的钱、需要准备保险柜、增加工作量等等。

不收或少收现金,从根本上解决收据填开错误的问题或者降低其风险,优于在后期通过各种审批来加强控制。

以上控制还可以去掉一些,比如对于小公司,出纳负责收款和开收据,不需要主管每笔审核,主管每月对账即可;小公司可能没有明确的书面岗位职责。所以内控是多样化的,每个公司都可以根据自己公司的特点设计内控。

插一个题外话,20年前金融不发达,企业有大量收付现金的情况,对现金的收付需要严格管控的,现在公司很少收现金,控制要相应调整。这是一个很好的关于外部环境变化和技术变革,影响内控的例子。

还有人说,公司开收据其实一年也没几笔,审批不耽误事,但这个是性质的问题,无效审批不管是否会发生,都没必要存在。

内控人员协助企业删除(调整)无效或重复的控制,可以借此获得企业其他人员的信任和对其专业度的认可,更有利于内控的整改推进。

这要求内控人员能正确分析风险,把握风险,敢于提出删除无效控制的建议。如管理层质疑时,能把道理讲明白,而不是因为别的公司都这么做,或者内控指南上这么写的。

来源:互联网