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企业合规风险管理的步骤(1)

2024-06-10 13:46:51

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       企业生命周期都要经过设立、发展(发展期、成熟期、衰退期)、解散、清算和注销等周期。风险贯穿于整个企业生命周期中,每个阶段的周期都存在不同的风险因素,有效识别和防控风险,是企业风险管理环节中的重要一环。

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步骤一:全面了解企业情况

    (1)企业设立时股东组成概况:股东结构是决定公司治理结构和决策方向的重要因素。股东可能包括创始人、投资机构、战略合作伙伴等。

    (2)企业的发展战略:企业为实现长期目标而制定的一系列行动计划和决策导向可能涉及市场定位、产品创新、区域扩张、并购策略等方面。

    (3)企业经营性质及经营范围:企业的基本业务类型,如制造业、服务业、信息技术业等。经营范围则具体说明了企业在哪些领域或行业内开展经营活动。

    (4)企业发展模式或运营方式:发展模式通常指的是企业如何构建其核心竞争力和盈利模式,如平台经济、直销模式、订阅服务等;运营方式则关注日常管理和业务执行的具体策略。

    (5)企业规模及盈亏状况:企业规模可以从员工人数、资产总额、年营业额等不同维度衡量;盈亏状况反映了企业的财务健康状态,包括总收入、总成本、净利润等指标。持续盈利表明企业经营良好,亏损状态则可能需要调整策略或寻求外部融资支持。

    (6)企业组织管理框架及模式:企业组织管理框架涉及企业的内部结构设计,包括部门设置、汇报关系、决策流程等。常见的管理模式有扁平化管理、矩阵式管理、事业部制等。扁平化管理减少中间管理层级,提高决策效率;矩阵式管理则在项目和职能之间建立交叉协作,适用于复杂多变的环境;事业部制则是将企业划分为多个相对独立的业务单元,每个单元负责自己的盈亏。

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步骤二:收集企业信息(行业内外)

 行业外信息类型:

    (1)国家级产业政策导向:行业扶持措施、限制条款、税收优惠政策、市场准入准则及环保法规等

    (2)企业投融资流程的挑战与业务优化:明确标出在项目评估、资金调配、合同谈判及后续监控等环节中易出现的失误或漏洞强化流程管控,提升资本运作的效率与安全性。

    (3)负债结构与偿债能力评估:精确计量企业的负债规模、构成及其对现金流的影响,包括短期债务与长期债务的平衡状态,结合企业的盈利能力和现金流动态,综合评判企业的偿债能力与财务稳定性。

    (4)财务透明度与合规性:仔细审查最近的财务报告与独立审计报告,确保数据的准确性和财务操作的合规性,透过财务指标深入了解企业的运营绩效、成本控制及盈利能力。

    (5)供应链信誉与市场环境:深入调研主要客户和供应商的信用状况,评估供应链的稳定性和风险,同时密切关注税收政策调整、利率与汇率变动等宏观经济因素,这些均对企业成本控制及市场策略制定至关重要。

    (6)风险管理框架的效能:全面评估企业现行风险管理机制的有效性,包括风险识别、评估、应对及监控的流程,确保企业能及时响应内外部变化,降低不确定性带来的负面影响,保障可持续发展。

  行业内信息类型:

    (1)组织治理文献:公司章程,界定了企业的基本架构与运行规则;各类正式决议记录,见证了企业战略方向与重大决策的过程与成果;内部规章制度与员工手册,指导员工行为与职责界定。

    (2)运营管理流程:审视各部门间的工作流程、审批链条及其相应的权限分配。

    (3)法律事务档案:企业过往涉及的所有法律纠纷案例,无论内部还是外部,连同行业相关案例,共同构成了宝贵的法务经验和风险预警资源。对这些案例的分析能够帮助企业预判潜在的法律风险,同时,企业对于各种利益相关方期望与要求的处理方式及结果,也反映了其对外关系管理和危机应对的能力。

    (4)政策法规遵从:持续追踪并解析与企业直接相关的国内外政治动态、法律法规更新及监管要求。这要求企业不仅遵循现有的法律框架,还需预见性地适应即将出台的政策变化,确保业务模式与市场策略的合法性与前瞻性,维护良好的合规形象。

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步骤三:明确企业合规管理范围与义务

    (1)外部环境

            企业应遵守的当地法律、法规、行业准则;

            行业监管部门对企业的合规要求;

            企业所在国的政治、文化、政策等;

            国际条约、惯例等;

            影响企业的新法律、法规和政策。

    (2)内部环境

            企业组织架构(管理层及部门风险防控);

            企业的投资、生产、经营、管理等活动。

    (3)合规义务

            以企业所在地的法律法规、行业准则、监管规定及监管要求,国际条约、惯例等建立企业合规义务库。

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步骤四:梳理合规义务

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    一、梳理企业业务:

    企业的风险因素会随着拓展的业务倍增,梳理企业业务内容和流程,在重点领域、重点环节实施合规管控措施,有利于避免风险发生。

    二、梳理内部制度:

       (1)审查企业制度内容和制度程序:完善和健全企业内部管理制度

       (2)审查制度是否与法律法规相违背:确保企业达到合法合规的管理状态

    三、梳理外部要求:

    企业外部风险主要是企业在对外经营活动中,违反了外部的法律法规、监管规定、行业准则等内容,因此受到处罚及财产损失,企业应对关联的法律法规进行梳理,内化成企业的管理制度和规章制度,确保公司全体员工共同遵守。

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步骤五:合规义务的梳理(两个维度)

    一、从企业业务流程展开

        识别企业的研发流程、销售流程、营销流程、投资流程、人力资源管理流程、财务管理流程等,明确它们各自所应遵守的主要法律法规、监管规定、国际规则等有哪些,然后形成企业的合规义务清单。

(1)研发流程:

        主要合规关注点:知识产权保护(专利法、著作权法)、数据保护与隐私(如GDPR)、技术出口管制(如EAR、瓦森纳协议)、产品安全与质量标准(行业特定法规)。

        监管规定:涉及国家科技部、知识产权局的相关政策,以及国际标准化组织ISO的标准要求。

(2)销售流程:

        主要合规关注点:消费者权益保护法、反不正当竞争法、广告法、合同法、出口管制法规。

        监管规定:市场监督管理局的监管要求,国际贸易中的出口国与进口国贸易法规。

(3)营销流程:

        主要合规关注点:广告法、数据保护与隐私(针对客户信息处理)、网络信息安全、公平竞争原则。

        监管规定:市场监督管理部门及网信办的相关规定,以及国际上关于在线广告和数据使用的法律法规。

(4)投资流程:

        主要合规关注点:证券法、公司法、反垄断法、外国投资法、跨国并购审查规定。

        监管规定:证监会、商务部及国家发改委的相关政策,以及目标国家的投资审查机制。

(5)人力资源管理流程:

        主要合规关注点:劳动法、就业促进法、社会保险法、个人信息保护法、平等就业机会法规。

        监管规定:人力资源和社会保障部的指导方针,以及国际劳工组织标准。

(6)财务管理流程:

        主要合规关注点:会计法、税法、审计准则、反洗钱法、外汇管理规定。

        监管规定:财政部、税务局、央行及外管局的政策,以及国际财务报告准则(IFRS)。

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    二、从企业应遵守的专项合规要求展开

        专项合规要求包括:反贿赂合规要求,反腐败合规要求,反洗钱合规要求,反垄断合规要求,数据与网络安全合规要求,环境保护合规要求,知识产权合规要求,劳动用工合规要求等,专项合规要求不仅构成了企业必须承担的法律责任,也是企业社会责任的体现,有助于塑造正面的品牌形象,维护与政府、客户、员工及社会各界的良好关系,为企业长期发展奠定坚实的基础。因此,企业需要建立完善的合规管理体系,不断提升合规意识和能力,以适应不断变化的监管环境。

    (1)反贿赂合规要求:要求企业建立有效的反贿赂管理体系,包括内部政策、培训、监控和举报机制,确保所有商业活动不涉及任何形式的贿赂行为,无论是直接还是间接,本地还是跨国。违反此要求可能导致重大的法律制裁、罚款及企业声誉损害。

    (2)反腐败合规要求:强调企业应采取措施预防和打击腐败行为,确保交易的透明度和公正性。这包括对员工进行反腐败培训,建立礼品与招待政策,以及实施严格的财务审计和内部控制。

    (3)反洗钱合规要求:要求企业实施客户身份识别程序(KYC)、交易监测系统和报告可疑活动的机制,防止其服务被用于清洗非法所得。金融机构和其他高风险行业尤其需严格遵守此类规定。

    (4)反垄断合规要求:企业需避免参与任何可能被视为限制竞争的行为,如价格操纵、市场分割或滥用市场支配地位。合规要求包括竞争法律培训、合并前的申报审查以及公平交易政策的制定。

    (5)数据与网络安全合规要求:随着数据保护法规的实施,企业必须确保个人信息的安全收集、存储、处理和传输,保护用户隐私,防范数据泄露和网络攻击。

    (6)环境保护合规要求:企业需遵守环保法规,实施可持续经营策略,减少污染物排放,合理使用资源,进行环境影响评估,并公开环境信息,以减轻对自然环境的负担。

    (7)知识产权合规要求:要求企业尊重并保护自身及他人的知识产权,包括专利、商标、版权和商业秘密等,避免侵权行为,同时积极注册和维护自身的知识产权资产。

    (8)劳动用工合规要求:确保企业遵守劳动法律,提供公平的工作条件,如合理的工作时间、工资支付、员工福利、禁止歧视和骚扰,以及保障员工的合法权益,促进工作场所的多元化和包容性。

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步骤六:搭建企业合规管理组织体系

    (以设置三道风险防控为标准)

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