××××公司采购管理办法

1 目的

规范××××有限公司（以下简称“公司”）的采购管理，为公司的生产经营提供货物、工程与服务需求保障。

2 适用范围

公司所属的生产经营及技改项目的工程、服务和货物的采购。

3 主要应对的风险

3.1  规避采购管理环节执行相关国家法律政策法规不到位的风险。

3.2  规避采购管理制度体系不系统、不健全，采购行为无章可循的风险。

3.3  规避采购流程不统一、不规范，产生违规和舞弊行为的风险。

3.4  规避采购方式选择违反有关法律法规，带来损失的风险。

4 职责与权限

4.1  采购部职责

a)  制定供应链管理制度、办法、细则，确定工作程序和流程；

b)  负责需求计划的收集、汇总和审批；

c)  负责组织合同的洽谈、会签及签章；

d)  负责采办货物的催交催运和物流运输管理，以及协调到货货物的报关报

检、接收、保管、检验、发放等工作；

e)  负责货物、服务类合同的执行、变更、索赔、付款、关闭及归档等工作，

参与工程类合同的执行、变更、索赔、付款，并负责关闭及归档等工作；

f)  负责采办货物的质量问题处理，协调供应商到现场服务，收集供应商履

约情况；

g)  负责合同执行期间对采办项目的管理、验收组织、供应商违约或违规信息反馈等；

h)  根据需要提出合同变更申请、完成合同变更流程，执行变更结果；

i)  负责供应商现场服务的联络工作。

4.2  公司职能部门职责

a)  负责本部门所需货物、工程与服务需求计划的提报；

b)  负责审核职责范围内需求部门提报的货物、工程与服务需求计划；

c)  负责编制储备定额品种及安全库存；

d)  负责组织采办项目技术附件或技术协议的签订；

e)  负责组织重要设备的监造；

f)  参与设备出厂前验收、性能考核，并出具书面验收意见，参与设备类货物到厂后的验收；

g)  参与采办寻源过程中技术招标文件的编制或审核；

h)  参与供应商的技术评审工作；

i)  负责反馈供应商的违约情况；

j)  推荐潜在供应商，提供单一来源和竞争性谈判采办方式的原因说明；

k)  组织/参与供应商的现场考察；

l)  参与供应商的年度考核。

4.3  采购需求部门职责

a)  负责货物、工程与服务需求计划的提报；

b)  负责落实需求计划技术条件，参与标书中的技术部分及评标标准的编制；

c)  负责在ERP系统确认服务内容；

d)  对参与采办活动的供应商进行技术评审；

e)  负责反馈供应商的违约情况；

f)  参与相关采办项目技术协议的签订；

g)  按照合同要求参与设备出厂前验收确认、性能考核，出具书面验收意见；

h)  参与设备类货物到厂后的验收；

i)  推荐潜在供应商，提供单一来源和竞争性谈判采办方式的原因说明；

j)  参与供应商的现场考察和年度考核；

k)  负责管理供应商现场工作，协调证件办理、安全培训等；

l)  负责验收供应商的现场服务；负责供应商的现场安全等。

4.4  财务部职责

a)  审查、修订采办文件中与财务相关的条款、资格审查标准、评标标准，会审付款计划和条款；

b)  参与供应商财务状况相关的资格审查；

c)  审核各类合同的付款程序、付款方式、税务、保险、担保、信用证、保函等模板和条款；

d)  负责各类进口货物的免税政策支持和税费缴纳；

e)  负责合同付款审核，办理对外付款，配合提供所需的付款凭证；

f)  参与必要的合同谈判。

4.5  法务部职责

a)  负责标准（示范）合同模版的编制、发布；

b)  必要时，参加合同谈判；

c)  负责合同法律条款审核，对合同签订和履行提供法律咨询；

d)  协助处理合同索赔争议，负责处理与合同有关的法律纠纷；

e)  参与合同会签，负责合同法律审核；

f)  负责合同专用章的管理。

4.6  费控部门职责

a)  配合合同采办部门编制并审核生产期项目工程量清单、合同中有关工程造价和工程结算部分的条款内容；

b)  收集生产期项目实施过程中工程结算相关的支持性文件并负责定额部分及单价工程项目结算；

c)  参与生产期项目工程预付款、进度款支付审核。

5 管理要求

5.1  采购需求管理

5.1.1  需求提报依据

所有生产经营需求计划提报需有经批准的年度计划或经过审批的机动预算。

5.1.2  分类提报需求计划

便于采购工作分类统计和管理，生产经营的需求计划需按照工程、服务、设备、电仪、材料等专业类别分类进行提报，更多资源请搜索关注“管理者视角”，一份需求计划不能包含多个专业类别。

5.1.3  需求计划提报要求

a)  需按照集团公司要求提报年度需求计划，年度需求计划不能涵盖的在月度计划中进行补充；

b)  采购需求计划需按照公司权限手册进行审批后方可开展后续采购工作。应急需求计划由总经理批准；

c)  采购需求计划变更需按照原需求计划的审批流程进行审批；

d)  对完成审批的采购需求提交采购部组织采购。

5.1.4  物资代用管理

货物采购需求申请发布后，如需进行物资代用，需要需求提报部门以XXXX事务代码在SAP系统中确认后方可进行代用。

5.2  采购过程管理

5.2.1  采购启动阶段

5.2.1.1  生产经营采购应依据上级单位批准的年度采购策略。

5.2.1.2  经审批的需求计划是采购工作的启动依据，禁止无依据采购。

5.2.1.3  公司生产经营采购专业委员会决策范围：

a)  10万元（含）以上的非招标采购（单一来源、竞争性谈判）项目的需求计划审议和推荐的采购策略、定标原则。采购策略包含采购方式、发标长名单及推荐原则（公开招标除外）、公开招标的实质性满足条款及评标办法；

b)  50万元（含）以上的询价、招标采购项目的需求计划审议、采购策略、定标原则的推荐；

c)  所有框架协议采购策略推荐；

d)  合同变更谈判结果审核；

e)  合同索赔处理方案；

f)  合同中止、终止方案。

除上述情况外的其它采购，采购策略按采购部相关管理规定执行。

5.2.1.4  若推荐供应商需要进行资格预审的，由采购部负责组织供应商资格预审，资格预审文件、资格预审计划由采购业务品类部在BPM平台中发起，经业务品类部门审核，各职能部门工程师、岗位经理、部门经理会签后由分管技术的副总经理批准（审批流程详见附件4，内控活动列表详见附件5）。

5.2.2  招标/询价阶段

5.2.2.1  采购部组织相关部门编制招标/采购文件，其中的商务条款由采购部组织财务部等相关部门编制，更多资源请搜索关注“管理者视角”，技术条款由相关技术部门（货物）/需求提出部门（工程和服务）编制。招标所附合同应使用公司发布的标准/示范文本，如非标准/示范文本的，应按照《合同管理办法》组织编制、审核后使用。

5.2.2.2  招标/采购文件（含修改）在提交采购部之前需完成前置性审批。限下采购项目的招标/采购文件前置性审批由分管采购副总经理审批，限上采购项目的招标/采购文件前置性审批由总经理审批。（审批流程详见附件6，内控活动列表详见附件7）

5.2.2.3  由集团公司物装采购中心或采购部组织的采购项目，招标文件的审查、发出、澄清等分别由物装采购中心或采购部组织进行，相关人员配合。

5.2.2.4  单批次5万元以下的机加工物资采购，在机加工询价系统操作，通过系统自动发标并接受报价，按照最低价中标的原则授标。

5.2.2.5  单批次5万元（含）以上的机加工物资采购，按照采购部流程在采购业务系统中进行询价和报价操作。

5.2.3  评标/议标阶段

5.2.3.1  单批次5万元以下的机加工物资采用询价方式采购的，采购部采购工程师按照供应商每月汇总机加工系统中的询价结果，直接在公司BPM平台上进行合同文本审批，询价采购结果不再单独进行审批。

5.2.3.2  单批次5万元以下的机加工物资采用单一来源方式采购的，按照合理低价的授标原则，必要时需与供应商进行价格谈判，采购结果在BPM平台上经业务品类部经理（或副经理）审批。5万元以下机加工物资单一来源采购结果审批表详见附件8。

5.2.3.3  除5.2.3.1及5.2.3.2以外的生产经营的招评标/议标工作由采购部组织，并按采购部的相关制度流程执行。

5.2.4  授标阶段

5.2.4.1  根据评标结果，采购部按照审批权限进行采购决策，具体详见《××××公司供应链审批管理办法》。

5.2.4.2  采购部负责向中标供应商发出中标通知书，并组织签订合同。

5.2.4.3  采购金额无论大小均应签订正式合同，合同文本正式签署前须经会签，审批流程完成审批后，由公司的法定代表人的授权人进行签署。

5.2.4.4  如拟定标价格超过预算金额，按《××××有限公司需求计划管理实施细则》执行。

5.2.5  合同签订阶段

生产经营的合同按照审批流程完成审批后，采购工程师按照《××××有限公司合同签订、履行和关闭归档管理细则》组织进行签署。

5.2.6  合同执行阶段

5.2.6.1  供应商现场服务

5.2.6.1.1  服务需求部门应在要求到达现场日期前一周（国外供应商原则上需提前两个月）提出现场服务需求，需求经审批后提交采购部相应品类采购部门。

5.2.6.1.2  服务需求内容包括服务所在单元，物资规格型号及数量，要求厂家到现场服务的具体服务内容、人员要求，时间、期限等。

5.2.6.1.3  采购工程师按照服务需求联系供应商，并及时将信息反馈给服务需求部门。

5.2.6.1.4  对于国外供应商的现场服务需要，采购工程师应在接到审批后的需求信息，向行政部外事主管人员提交必要资料，更多资源请搜索关注“管理者视角”，办理邀请函。在收到批复后的邀请函后，及时将文件转交国外供应商。落实供应商到场时间，同时通知行政部安排翻译等事项。

5.2.6.1.5  供应商到达现场后，采购工程师将其交接给需求部门。

5.2.6.1.6  需求部门负责协调现场服务人员的入厂安全教育、办理入场证和厂家物资的进、出厂手续以及后勤保障服务等。

5.2.6.1.7  需求部门负责管理供应商现场服务人员的现场工作，确认服务时间及服务结果，并在ERP系统上完成服务确认。

5.2.6.2  合同执行

采购合同的付款、变更、关闭及归档等合同执行，按照《××××有限公司合同管理办法》进行。

6 附则

6.1  本办法由采购部负责解释。

6.2  本办法适用于××××有限公司。

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